الإجراءات الرقابية على الأصناف الموجودة في
المخازن (الجرد):
جرد المخازن الحكومية هي وسيلة لتحقيق الرقابة
على الأصناف الموجودة بها ويتنوع الجرد إلى عدة أنواع
منها ما يلي:
( أ-الجرد العام:
ويتم هذا الجرد طبقا للإجراءات التالية :
- تجرد جميع الأصناف بالمخازن الرئيسية والإقليمية
جردا عموميا مرة كل سنة فتجرد الأصناف صنفا صنفا
إما دفعة واحدة أو على دفعات مع مراعاة إخطار
وزارة المالية عن الموعد الذي يوافقها لإجراء عملية
الجرد ، على أن تجرد جميع الأصناف قبل نهاية السنة
المالية
- يشكل رئيس الجهة لجنة الجرد من غير أمناء المخازن
- تستخرج الأرصدة من دفاتر الشطب ودفاتر عهدة
أمين المخازن ، وتثبت في محضر الجرد
- تجرد الأصناف بوزنها أو بمقاسها أو بعددها . وتثبت
اللجنة الكميات التي تجدها في المحضر وتبين الفرق
من عجز أو زيادة .
- تعد اللجنة كشفا بالزيادة أو العجز من واقع المحضر
وتوضح الأسباب التي حصلت عليها من أمين المخزن
في كل حالة.
- تثبت إدارة المخازن أثمان الأصناف التي تظهر فيها
زيادة الجرد وكذلك التي تظهر فيها عجز طبقا لما هو
وارد بالدفاتر أو سعر السوق أيهما أكثر مضاف إلية 10
% مصاريف إدارية.
- بعد إبداء مد ير المخازن لملاحظاته ترفع الكشوف
إلى رئيس الجهة فيقرر ما يراه ثم ترسل الكشوف
والمحاضر إلى وزارة المالية .
- لا تجرى أي مقاصة بين العجز و الزيادة ، ويخصم
العجز من الدفاتر وتضاف الزيادات إلى عهدة
المخازن.
- تشكل لجان محلية لجرد المخازن الفرعية بنفس
الطريقة السابقة ، وترسل محاضر الجرد وكشوف
العجز والزيادة إلى إدارة المخازن لإثبات القيمة وإبداء
الملاحظات المبررة للزيادة أو العجز ثم ترسل
الكشوف والمحاضر إلى وزارة المالية .
- يرسل مدير المخازن في نهاية السنة المالية إقرارا بأن
جميع الأصناف بالمخازن قد جردت فعلا وأنه لا يوجد
أصناف لم يشملها الجرد ، وأنه لا توجد أصناف
بالمخازن تزيد عن الحاجة ، أو ليست لازمة للاستعمال
،وأن ما وجد منها قد رفع به تقرير إلى الجهة و إلى
وزارة المالية وديوان المراقبة العامة .
- يرسل رئيس الجهة كشفا لوزارة المالية من واقع
سجل إجمالي الموجودات بالمخ ازن وعليه إقرار منه
بأن القيمة الموضحة بالكشف هي قيمة موجودات
المخازن بالجهة وفروعها حسب الوارد بالسجل .
ب- الجرد الجزئي :
يتم الجرد الجزئي للمخازن زيادة في الرقابة
الداخلية على أصناف المخزون ويتم الجرد الجزئي طبقا
للإجراءات التالية : -
-يقوم مدير المخازن بجرد بعض الأصناف الرئيسية مرة
كل شهر في مواعيد غير محددة " بطريقة مفاجئة".
-يوقع مدير المخازن بدفتر عهدة المخازن أمام الأصناف
التي قام بجردها ويثبت التاريخ الذي تم فيه الجرد ،
وتعالج الفروق بالطريقة السالفة الذكر.
-يقوم بالجرد الجزئي في المخازن الإقليمية والفرعية
الموظف المسئول عن الإقليم أو الفرع أو مندوبه .
ج-الجرد المستمر :
يتم طباعة جزء من قوائم المخزون مبوبة حسب
الموقع وباستخدام التقرير تقوم مجموعة مختارة من
الموظفين بحصر مجموعات من المخزون على أساس
مستمر ، حيث يركزون على دقة أرقام الأصناف ،
وحدات القياس المواقع و الكميات ، وأهم جزء في
هذه الخطوة هو دراسة أسباب حدوث الأخطاء ، بمعنى
أنه إذا أكتشف خطأ ما نتيجة الجرد فيجب تقصي أسباب
حدوث ذلك الخطأ ودراسته واتخاذ الإجراء الصحيح ،
ومن ثم لا يتكرر حدوثه مرة أخرى.