إجراءات الرقابة على حركة المخازن
إجراءات الرقابة على حركة المخازن : يقصد بحركة المخازن كل ما يرد وما يصرف منها وما يرتجع إليها من أصناف ، وتتمثل إجراءات الرقابة فيما يلي: أ-بالنسبة للأصناف الواردة: - يمسك مدير المخازن سجلا للارتباطات يرجع إليه قبل التصريح بالشراء لأنه مسؤول عن أي ارتباطات تتم لشراء أصناف ليست معتمدة بقائمة الاعتمادات بسجل الارتباطات - يتم الرجوع إلى سجل الارتباطات للتعرف على الباقي الذي يمكن في حدوده الارتباط ، وكذلك قبل التصريح بعمل المناقصات ، وتخصم قيمة المشتريات المقترح ة من قيمة الاعتماد أو القيمة الباقية منه ، على أن يترك دائما مبلغ بصفة احتياطية لتغطية المشتريات الصغيرة التي تشترى من السلف الموجودة - لمراقبة عدم تجاوز الأسعار والكميات المعتمدة تمسك إدارة المخازن دفتر قيد المشتريات لتحقيق هذا الهدف ب-بالنسبة للأصناف المنصرفة : - تصرف الأصناف من المخازن بموجب طلبات صرف ذات أرقام مسلسلة سنوية على أن يحرر طلب مستقل لكل نوع من أنواع الأصناف (المستديمة – المستهلكة – التالفة) - تملأ الجهة الطالبة استمارة الصرف وعلى مدير المخازن أن يوضح الكميات التي يقرر صرفها على أساس حالة الموجود بالمخازن أو ما يراه كافيا للغرض المطلوب ، كما يوضح الكمية التي صرفها فعلا أما الأصناف التي لم تصرف فيبين أمامها أسباب عدم الصرف ، ولا تصرف أي كميات من المخازن إلا بعد اعتمادها من مدير المخازن - تصرف الأصناف في حدود المعدلات المعتمدة ، ولا يجوز صرف كمي ات تزيد عنها دون تصريح خاص من رئيس الجهة - يتم الصرف عادة في مواعيد العمل المحددة لذلك ، ولا يجوز الصرف في أوقات غيرها إلا بتصريح من مدير المخازن مع ذكر الأسباب على المستندات . ج- بالنسبة للأصناف المرتجعة : - يصرح مدير المخازن بإرجاع الأصناف المستديمة إلى المخازن إذا انتهت مدة استعمالها أو أصبحت غير صالحة للاستعمال ، كما يصرح بإرجاع الأصناف الزائدة عن المعدلات المحددة للصرف ، وتشكل لجان لفحص المرتجعات وتثبت قراراتها في كشف المرتجعات لاعتماده من مدير المخازن - على اللجنة أن تتأكد من أن الصنف أصبح غير صالح للاستعمال وتبين سبب ذلك ، كما عليها أن تتأكد من أنه هو نفس الصنف الذي سبق صرفه أو على الأقل من نفس النوع المستعمل في الوحدة - لا يجوز لأمين المخزن أن يصرف بدل الأصناف المرتجعة قبل اعتماد مدير المخازن لقرار لجنة الفحص ، وإلا أصبح مسؤولا عن ذلك - إذا ثبت للجنة أن الصنف أصبح غير صالح للاستعمال بسبب إهمال الموظف الذي بعهدته ، فإنه يجب أن يحصل من الموظف المهمل الثمن الوارد بالدفتر أو القيمة السوقية للصنف أيهما أكبر وتضاف إليه المصاريف الإدارية ، بعد خصم القيمة البيعية التي تقدرها اللجنة للصنف المرتجع - عند استلام الأ صناف المرتجعة يحرر إذن استلام ترسل منه نسخة إلى الجهة التي ردت الأصناف ، وتحفظ النسخة الثانية بملف صاحب العهدة بعد أن تخصم الأصناف المرتجعة من عهدته ، وتثبت هذه الأصناف بالثمن الذي تقدره لجنة فحص الأصناف المرتجعة حسب حالتها عند ردّها ، أما الأصناف التالفة التي تقرر اللجنة أنها غير صالحة للاستعمال فإنها تثبت في دفتر المخزن على أنها تالفة وتقدر اللجنة ثمنا له. |
الساعة الآن 09:08 AM |
Powered by vBulletin® Copyright ©2000 - 2024, Jelsoft Enterprises Ltd. TranZ By
Almuhajir
ضاوي الغنامي تواصل::dawi ® طيور الامل © 1,0