« آخـــر الـــمـــشـــاركــــات » |
|
أدوات الموضوع | انواع عرض الموضوع |
|
#1
|
|||
|
|||
إجراءات العمل داخل المخازن
إجراءات العمل داخل المخازن تعتمد المخازن بجميع أنواعها في عملها على عدة عمليات أساسية وإجراءات متبعة وهي:- 1- عملية الفحص والاستلام. 2- عملية التسجيل. 3- عملية التخزين والتشوين. 4- عملية الصرف. أولاً: الفحص والاستلام. يقوم أمين المخزن باستلام المواد والأصول من عدة محاور مختلفة وهي:- 1. من خلال العهد النقدية. 2. من خلال طلبات الشراء المحلية. 3. من خلال الاعتمادات المستندية. 4. من خلال التحويلات والمرتجعات من مشاريع أخرى. *أ. وفي جميع هذه الحالات يقوم بفحص المواد ومطابقة الكميات والأسعار بما هو وارد في طلبات الشراء أو الاعتمادات أو فواتير المورد في العهد النقدية. *ب. يتم الفحص بواسطة أمين المخزن أو مهندس المشروع أو مهندس المواد حسب المواصفات المطلوبة وفي حالة الاعتمادات الخارجية يتم تشكيل لجنة للاستلام ومطابقة الوارد مع الباكنج لست من حيث المواصفات والكميات المطلوبة وعدم وجود كسر أو شرخ أو أية أضرار للمواد الواردة. *ج. ثم يقوم أمين المخزن بتحرير سندات الاستلام وهي من أصل وثلاث صور. حيث يحتفظ بصورة المخزن للتسجيل منها وصورة حفظ بالدفتر أما الأصل مع صورة مراقبة المخازن فيتم إرسالهم للإدارة المالية حيث تتم المطابقة والتسعير بواسطة قسم مراقبة المخازن مع فواتير المورد وطلبات الشراء ثم يرسل الأصل مع الفواتير وطلبات الشراء وطلبات المواد لقسم الحسابات لمتابعة إجراءات الصرف. ثانيا: التسجيل يقوم أمين المخزن بتسجيل المواد والأصول في كرت الصنف الذي يحتوي على جميع البيانات الخاصة بتوريد هذا الصنف وسعره وكمياته وكود المخزن الخاص به. ويحتفظ أمين المخزن بهذه الكروت مع إتباع الدقة المتناهية في التسجيل وعمل فايلات خاصة بكل ما يتم استلامه من مواد وأثاث وعدد وأدوات ومعدات ووسائل نقل وانتقال كما يقوم بحفظ صور سندات الاستلام الخاصة بالمخزن في فايل خاص للتسجيل من خلال هذه السندات والرجوع إليها وقت الحاجة. ثالثا: التخزين والتشوين وهي العملية التالية بعد الفحص والاستلام المخزني حيث يقوم أمين المخزن بترتيب وتشوين المواد الخاصة بالمخزن بطريقة منظمة لتسهيل عمليات الاستلام والصرف اليومية للمواد مع عدم تداخل الأصناف مع بعضها خاصة المتشابهة منها. كم يراعي عمليات حفظ المواد حسب تحملها للحرارة والرطوبة وعدم التخزين تحت أشعة الشمس المباشرة إلا للأصناف التي تتحمل ذلك مثل حديد التسليح والطابوق. كما يجب حماية المواد من الأمطار وتسربات المياه وعدم تشوينها على الأرض مباشرة بل يعمل لها قواعد خشبية خاصة حتى لا تتأثر برطوبة الأرض أو تسرب المياه وخلافه وتستمر فترة التخزين حتى يتم طلب هذه المواد للتشغيل حسب الاحتياج اليومي للمشروع. رابعا: عملية الصرف يقوم أمين المخزن بالصرف يومياً حسب احتياج المشروع للمواد المشونة بالمخازن حيث يقوم الطالب بعمل أمر تسليم موقع من مهندس الموقع لتسليمه لأمين المخزن الذي يوم بدوره بتسليم هذه المواد للطالب بعد تحرير سند تسليم المخزن مبين به الكمية المنصرفة واسم المستلم. الذي يقوم بالتوقيع على السند بالاستلام ثم يتم اعتماده من مدير المشروع ثم تسجل الكميات المنصرفة لجميع السندات المحررة يوميا في كرت الصنف الخاص بكل مادة على حدة. ويتكون سند التسليم من أصل وأربع صور. الأصل خاص بالحسابات وصورة لمراقبة المخازن وصورة للمخزن وصورة حفظ بالدفتر. ويقوم أمين المخزن بحفظ صور سندات التسليم في فايل خاص للتسجيل من خلالها في كرت الصنف والرجوع إلى هذه السندات وقت الحاجة. الدورة المستندية للعمل داخل المخازن الدورة المستندية للمخازن ترتبط بثلاث مراحل أساسية للعمل داخل المخزن وهي:- 1- مرحلة طلب المواد والأصول حتى يتم توريدها للمخزن. 2- استلام هذه المواد والأصول وتخزينها بالمخزن. 3- صرف هذه المواد وتحويل الأصول حسب الاحتياج اليوم للعمل بالمشروع. أولاً: طلب المواد يتم عمل طلبات المواد حسب الحاجة بالمشروع. ويتم توجيه الطلبات الخاصة لعمل طلب شراء محلي أو اعتماد مستندي إلى قسم المشتريات بالإدارة المالية لعمل الإجراءات اللازمة لتوريد هذه المواد. أما بالنسبة للعهد النقدية فيتم عمل طلب المواد واعتماده من مدير المشروع ويحفظ بالمخزن بعد تسليم صورة منه لمندوب المشتريات ليتم الشراء من السوق المحلي ومتابعة إجراءات الاستلام واستعواض العهدة بعد ذلك. ثانياً: الاستلام بعد أن يتم توريد المواد للمخزن يتم تحرير سندات الاستلام سواء كان التوريد بواسطة مندوب المشتريات أو كان بواسطة موردين بطلبات شراء محلية أو باعتمادات خارجية. ثم تعتمد هذه السندات من مدير المشروع وترفق مع طلبات المواد وفواتير المورد حيث يحتفظ أمين المخزن بصورة المخزن مع صورة حفظ بالدفتر أما الأصل وصورة مراقبة المخازن فيتم إرسالهم إلى قسم مراقبة المخازن بإحدى الصور التالية:- 1- في حالة العهدة النقدية 1. أصل سند الاستلام + صورة مراقبة المخازن. 2. أصل سند التسليم + صورة مراقبة المخازن. 3. أصل طلب المواد + صورة مراقبة المخازن. 4. أصل فاتورة المورد. 5. أصل كشف استعواض عهدة. 6. أصل طلب صرف استعواض عهدة. * حيث يتم اعتماد طلب الصرف وباقي إجراءات مراقبة المخازن لاستعواض العهدة. 2- في حالة طلبات الشراء المحلية 1. أصل سند الاستلام + صورة مراقبة المخازن 2. أصل سند التسليم + صورة مراقبة المخازن (في حالة وجود صرف للمواد) * أما فواتير المورد فيتم تسليمها بالإدارة بواسطة مندوب الشركة الموردة. 3- في حالة الاعتمادات المستندية 1. أصل سند الاستلام + صورة مراقبة المخازن. 2. أصل سند التسليم + صورة مراقبة المخازن (في حالة وجود صرف للمواد) 3. صورة من الباكنج لست. * أما فواتير المورد فيتم تسليمها من البنك إلى قسم الحسابات بالإدارة المالية. ثالثا: الصرف والتسليم • يقوم أمين المخزن بصرف المواد حسب الحاجة اليومية للعمل حيث يقوم الطالب بعمل أمر صرف معتمد من المهندس المسئول مبين به الصنف والكمية المطلوب صرفها من المخزن. • ثم يقوم أمين المخزن سندات تسليم بعد تجميع أوامر الصرف ويتم اعتماد هذه السندات من مدير المشروع بعد التوقيع عليها من المستلم ومن أمين المخزن. • كما يتم بعض الأحيان تحرير سندات تسليم للتحويل إلى مشاريع أخرى سواء أصول أو مواد وذلك بعد موافقة مدير المشروع على طلب المواد الخاص بذلك. • ويحتفظ أمين المخزن بصورة سند التسليم للمخزن وصورة حفظ بالدفتر ويتم إرسال أصل سند التسليم وصورة مراقبة المخازن إلى قسم مراقبة المخازن بالإدارة المالية. ** وبعد هذه المراحل يقوم أمين المخزن بعملية هامة جدا وهي التسجيل في كروت صنف المواد والأصول وعمل الفايلات الخاصة بذلك. تعتمد المخازن بجميع أنواعها في عملها على عدة عمليات أساسية وإجراءات متبعة وهي:- 1- عملية الفحص والاستلام. 2- عملية التسجيل. 3- عملية التخزين والتشوين. 4- عملية الصرف. أولاً: الفحص والاستلام. يقوم أمين المخزن باستلام المواد والأصول من عدة محاور مختلفة وهي:- 1. من خلال العهد النقدية. 2. من خلال طلبات الشراء المحلية. 3. من خلال الاعتمادات المستندية. 4. من خلال التحويلات والمرتجعات من مشاريع أخرى. *أ. وفي جميع هذه الحالات يقوم بفحص المواد ومطابقة الكميات والأسعار بما هو وارد في طلبات الشراء أو الاعتمادات أو فواتير المورد في العهد النقدية. *ب. يتم الفحص بواسطة أمين المخزن أو مهندس المشروع أو مهندس المواد حسب المواصفات المطلوبة وفي حالة الاعتمادات الخارجية يتم تشكيل لجنة للاستلام ومطابقة الوارد مع الباكنج لست من حيث المواصفات والكميات المطلوبة وعدم وجود كسر أو شرخ أو أية أضرار للمواد الواردة. *ج. ثم يقوم أمين المخزن بتحرير سندات الاستلام وهي من أصل وثلاث صور. حيث يحتفظ بصورة المخزن للتسجيل منها وصورة حفظ بالدفتر أما الأصل مع صورة مراقبة المخازن فيتم إرسالهم للإدارة المالية حيث تتم المطابقة والتسعير بواسطة قسم مراقبة المخازن مع فواتير المورد وطلبات الشراء ثم يرسل الأصل مع الفواتير وطلبات الشراء وطلبات المواد لقسم الحسابات لمتابعة إجراءات الصرف. ثانيا: التسجيل يقوم أمين المخزن بتسجيل المواد والأصول في كرت الصنف الذي يحتوي على جميع البيانات الخاصة بتوريد هذا الصنف وسعره وكمياته وكود المخزن الخاص به. ويحتفظ أمين المخزن بهذه الكروت مع إتباع الدقة المتناهية في التسجيل وعمل فايلات خاصة بكل ما يتم استلامه من مواد وأثاث وعدد وأدوات ومعدات ووسائل نقل وانتقال كما يقوم بحفظ صور سندات الاستلام الخاصة بالمخزن في فايل خاص للتسجيل من خلال هذه السندات والرجوع إليها وقت الحاجة. ثالثا: التخزين والتشوين وهي العملية التالية بعد الفحص والاستلام المخزني حيث يقوم أمين المخزن بترتيب وتشوين المواد الخاصة بالمخزن بطريقة منظمة لتسهيل عمليات الاستلام والصرف اليومية للمواد مع عدم تداخل الأصناف مع بعضها خاصة المتشابهة منها. كم يراعي عمليات حفظ المواد حسب تحملها للحرارة والرطوبة وعدم التخزين تحت أشعة الشمس المباشرة إلا للأصناف التي تتحمل ذلك مثل حديد التسليح والطابوق. كما يجب حماية المواد من الأمطار وتسربات المياه وعدم تشوينها على الأرض مباشرة بل يعمل لها قواعد خشبية خاصة حتى لا تتأثر برطوبة الأرض أو تسرب المياه وخلافه وتستمر فترة التخزين حتى يتم طلب هذه المواد للتشغيل حسب الاحتياج اليومي للمشروع. رابعا: عملية الصرف يقوم أمين المخزن بالصرف يومياً حسب احتياج المشروع للمواد المشونة بالمخازن حيث يقوم الطالب بعمل أمر تسليم موقع من مهندس الموقع لتسليمه لأمين المخزن الذي يوم بدوره بتسليم هذه المواد للطالب بعد تحرير سند تسليم المخزن مبين به الكمية المنصرفة واسم المستلم. الذي يقوم بالتوقيع على السند بالاستلام ثم يتم اعتماده من مدير المشروع ثم تسجل الكميات المنصرفة لجميع السندات المحررة يوميا في كرت الصنف الخاص بكل مادة على حدة. ويتكون سند التسليم من أصل وأربع صور. الأصل خاص بالحسابات وصورة لمراقبة المخازن وصورة للمخزن وصورة حفظ بالدفتر. ويقوم أمين المخزن بحفظ صور سندات التسليم في فايل خاص للتسجيل من خلالها في كرت الصنف والرجوع إلى هذه السندات وقت الحاجة. الدورة المستندية للعمل داخل المخازن الدورة المستندية للمخازن ترتبط بثلاث مراحل أساسية للعمل داخل المخزن وهي:- 1- مرحلة طلب المواد والأصول حتى يتم توريدها للمخزن. 2- استلام هذه المواد والأصول وتخزينها بالمخزن. 3- صرف هذه المواد وتحويل الأصول حسب الاحتياج اليوم للعمل بالمشروع. أولاً: طلب المواد يتم عمل طلبات المواد حسب الحاجة بالمشروع. ويتم توجيه الطلبات الخاصة لعمل طلب شراء محلي أو اعتماد مستندي إلى قسم المشتريات بالإدارة المالية لعمل الإجراءات اللازمة لتوريد هذه المواد. أما بالنسبة للعهد النقدية فيتم عمل طلب المواد واعتماده من مدير المشروع ويحفظ بالمخزن بعد تسليم صورة منه لمندوب المشتريات ليتم الشراء من السوق المحلي ومتابعة إجراءات الاستلام واستعواض العهدة بعد ذلك. ثانياً: الاستلام بعد أن يتم توريد المواد للمخزن يتم تحرير سندات الاستلام سواء كان التوريد بواسطة مندوب المشتريات أو كان بواسطة موردين بطلبات شراء محلية أو باعتمادات خارجية. ثم تعتمد هذه السندات من مدير المشروع وترفق مع طلبات المواد وفواتير المورد حيث يحتفظ أمين المخزن بصورة المخزن مع صورة حفظ بالدفتر أما الأصل وصورة مراقبة المخازن فيتم إرسالهم إلى قسم مراقبة المخازن بإحدى الصور التالية:- 1- في حالة العهدة النقدية 1. أصل سند الاستلام + صورة مراقبة المخازن. 2. أصل سند التسليم + صورة مراقبة المخازن. 3. أصل طلب المواد + صورة مراقبة المخازن. 4. أصل فاتورة المورد. 5. أصل كشف استعواض عهدة. 6. أصل طلب صرف استعواض عهدة. * حيث يتم اعتماد طلب الصرف وباقي إجراءات مراقبة المخازن لاستعواض العهدة. 2- في حالة طلبات الشراء المحلية 1. أصل سند الاستلام + صورة مراقبة المخازن 2. أصل سند التسليم + صورة مراقبة المخازن (في حالة وجود صرف للمواد) * أما فواتير المورد فيتم تسليمها بالإدارة بواسطة مندوب الشركة الموردة. 3- في حالة الاعتمادات المستندية 1. أصل سند الاستلام + صورة مراقبة المخازن. 2. أصل سند التسليم + صورة مراقبة المخازن (في حالة وجود صرف للمواد) 3. صورة من الباكنج لست. * أما فواتير المورد فيتم تسليمها من البنك إلى قسم الحسابات بالإدارة المالية. ثالثا: الصرف والتسليم • يقوم أمين المخزن بصرف المواد حسب الحاجة اليومية للعمل حيث يقوم الطالب بعمل أمر صرف معتمد من المهندس المسئول مبين به الصنف والكمية المطلوب صرفها من المخزن. • ثم يقوم أمين المخزن سندات تسليم بعد تجميع أوامر الصرف ويتم اعتماد هذه السندات من مدير المشروع بعد التوقيع عليها من المستلم ومن أمين المخزن. • كما يتم بعض الأحيان تحرير سندات تسليم للتحويل إلى مشاريع أخرى سواء أصول أو مواد وذلك بعد موافقة مدير المشروع على طلب المواد الخاص بذلك. • ويحتفظ أمين المخزن بصورة سند التسليم للمخزن وصورة حفظ بالدفتر ويتم إرسال أصل سند التسليم وصورة مراقبة المخازن إلى قسم مراقبة المخازن بالإدارة المالية. ** وبعد هذه المراحل يقوم أمين المخزن بعملية هامة جدا وهي التسجيل في كروت صنف المواد والأصول وعمل الفايلات الخاصة بذلك. ساعد في نشر والارتقاء بنا عبر مشاركة رأيك في الفيس بوك |
|
|