أهلا وسهلا بكم في منتدى المراجع المصرى/المحاسب القانونى محمد صفوت نتمنى لكم اجمل الاوقات برفقتنا
ضع وصفاً للصورة الأولى الصغيره هنا1 ضع وصفاً للصورة الثانية الصغيره هنا2 ضع وصفاً للصورة الثالثه الصغيره هنا3 ضع وصفاً للصورة الرابعه الصغيره هنا4
العودة   منتدى المراجع المصرى/المحاسب القانونى محمد صفوت > المنتدى الاقتصادى > منتدى الاقتصاد
« آخـــر الـــمـــشـــاركــــات »
         :: مفهوم الدعم والمقاومة (آخر رد :دعاء يوسف علي)       :: أفضل أنواع التداول (آخر رد :دعاء يوسف علي)       :: خطوات التسجيل في فرنسي تداول (آخر رد :دعاء يوسف علي)       :: شروط تسجيل عضوية بموقع حراج (آخر رد :دعاء يوسف علي)       :: رسوم الحساب الاستثماري في تداول الراجحي (آخر رد :دعاء يوسف علي)       :: اعتماد العزل (آخر رد :مروة مصطفي)       :: شركة امتلاك (آخر رد :مروة مصطفي)       :: كيفية شراء الاسهم الامريكية الحلال (آخر رد :سلمي علي)       :: طريقة تحويل العملات المختلفة (آخر رد :سلمي علي)       :: حجابات شيفون (آخر رد :سلمي علي)      

إضافة رد
 
أدوات الموضوع انواع عرض الموضوع
  #1  
قديم 12-21-2015, 10:03 AM
عبقرينو عبقرينو غير متواجد حالياً
عضو مميز
 
تاريخ التسجيل: Jan 2013
المشاركات: 2,036
افتراضي الشركة الاقتصادية



الفصل الأول
: الشركة و أنواعها

مقدمة الفصل
المبحث الأول
: تعريف الشركة

المبحث الثاني
: أنواع الشركة

الفصل الثاني
: الأمانة و مميزاتها

المبحث الأول
: تعريف الأمانة

المبحث الثاني
: صفات الهيئة و الصفات المعنوية

المبحث الثالث
: أسرار نجاح الأمينة

الفصل الثالث
:
الأمانة و الاتصال

المبحث الأول
: تعريف الاتصال

المبحث الثاني
: أنواع الاتصال

المبحث الثالث
: وسائل الاتصال

المبحث الرابع
: الأمانة و العلاقات الإنسانية

الفصل الرابع
:
الوسائل المستعملة

المبحث الأول
:
الاتصال السريع

المطلب الأول
: الهاتف

المطلب الثاني
: الفاكس

المطلب الثالث
: INTERFONE

المبحث الثاني
: البريد الصادر و الوارد

المطلب الأول
: الأدوات المستعملة في معالجة البريد الصادر و الوارد

المطلب الثاني
:
الأرشيف

المطلب الثالث
: التصنيف و الترتيب

المبحث الثالث
: الإعلام الآلي

المطلب الأول
: الحاسب الآلي

المطلب الثاني
: الطابعة

المطلب الثالث
: الأنترنات INTERNET

المبحث الرابع
: الرسالة التجارية

المطلب الأول
: الرسالة التجارية

المطلب الثاني
: ظروف و رسائل

المطلب الثالث
: الرسائل البرقية















مقدمة
الفصل الأول
: الشركة الوطنية لتسويق المواد البيترولية نفطال " شركة ذات أسهم"

المبحث الأول
: تقديم الشركة الوطنية نفطال

المطلب الأول
: أهداف الشركة

المطلب الثاني
: الهيكل التنظيمي للشركة
المبحث الثاني
: تقديم المديرية المركزية لحماية الممتلكات

المطلب الأول
:
أهداف المديرية
المطلب الثاني: الهيكل التنظيمي لمديرية

الفصل الثاني
: دراسة حالة

"
دور الأمينة في ملء استمارة المعلومات الأسبوعية "

استبيان
ملاحظات
نقد و اقتراحات
مقـدمة الفصـــل الأول
:

الباب التمهيدي
:

يستحيل على الجهد الفردي مهما عظمت قدرته و ثروته ، أن يقوم بتسيير شركة ، لن هذه الأخيرة تقوم على الاشتراك بين شخصين أو أكثر قصد تكتيل الجهود و الأموال للقيام بالمشروعات التي يعجز الشخص بالقيام بها بمفرده ، و لا تقتصر وظيفة الشركة على جمع رؤوس الأموال فحسب بل تحقق مشروعات ضخمة لها من الدوام أو استقرارها يعجز عن تحقيقها طاقة الفرد ذلك لأن الشركة شخص قانوني مستقل عن شخصية الشركاء : فيتمتع بوجود قانوني له أهلية التصرف و ذمة مستقلة ، و تمتد حياة الشركة ( لأنها تتمتع الشخصية المعنوية ) طالما بقي المشروع التي ترمي إلى تحقيقه ، قائما ومستقرا ، فهي لا تتعرض للمؤثرات الإنسانية كالموت مثلا ، لذا يمكن بقاء الشركة قائمة حتى بعد وفاة مؤسسيها

و الشركة التي تتعامل بالأموال تشكل قوة هائلة من الناحية الاجتماعية و الاقتصادية لذا تعمل الدولة دائما على رقابتها حتى لا تصبح وسيلة للاستغلال الاجتماعي و الاقتصادي وقع ذلك في ظل النظام الرأس مالي الحر الذي كان يقوم على دعامتي الحرية الاقتصادية و مبدأ سلطان الإدارة ، و لقد تراجعت الدول التي كانت تتبنى هذا النظام و تميزت تشريعاتها في مجال الشركات بالتشديد في الرقابة عليها و فرض إجراءات صارمة حتى تبقى دائما في النهج الاقتصادي الذي رسمت حدوده الدولة .








المبحــث الأول :
تعريف الشركة :

هي كل تنظيم اقتصادي مستقل ماليا في إطار قانوني و اجتماعي معين ، هدفه دمج عوامل الإنتاج من أجل الإنتاج أو تبادل سلع أو خدمات مع أعوان اقتصاديين آخرين ، بغرض تحقيق نتيجة ملائمة و هذا ضمن ظروف تختلف باختلاف الحيز المكاني و الزماني الذي يوجد فيه ، و تبعا لنوع و حجم نشاطه و القانون الأساسي المنبثق عنه و توابعه من مراسيم و تعليمات

فالشركة يتوزع فيها التنظيم أو التسيير و رأس المال على أكثر من شخص وقد ظهرت بدور بعضها منذ عهد البابليين ( قانون حمورابي ) ، و لدى العرب أيضا ( شركة الأشخاص ) مرورا باليونانيين و الرومان ، و مع تطور النشاط الاقتصادي الرأسمالي و اتساع الاكتشافات الجغرافية بعد القرن 15 اكتمل ظهور البعض الأخر منها .

و يجب الإشارة هنا إلى أن هذه الشركات لا يمكن قيامها إلا بتوفر بعض الشروط طبقا للقانون التجاري مثل توفر الرضا بين الشركاء ، و الذي يشمل موضوع نشاط الشركة ، و قيمة ما يقدمه كل شريك كحصة في رأس المال ، و أن يكون خاليا من المغالطة أو التدليس أو الإكراه ، كما يفترض وجود محل لنشاط الشركة أو موضوع لهذا النشاط ، إذ يجب أن يكون مشروعا و غير مخالف للنظام و الآداب العامة بالإضافة إلى وجود السبب و هو رغبة الشركات في تحقيق الأرباح من وراء القيام بإنشاء المؤسسة تقترن هذه العناصر بالأهلية اللازمة بإمكانية تصرف الشركاء ، و القيام بواجباتهم و تحمل ما يمكن أن ينشأ من ضرر و التسجيل و الإشهار …… إلخ …… و يمكن تقسيم هذه الشركات الخاصة إلى ثلاث أقسام







كتاب اقتصاد المؤسسة / ناصر دادي عدون / ص 59- 60

المبحث الثاني : أنواع الشركة

شركة التضامن:

تعتبر شركة التضامن النموذج الأمثل لشركات الأشخاص ، لأنها تحتوي على جميع ميزات شركات الأشخاص ، فهي تنشأ على أساس الاعتبار الشخصي و تنقضي بانقضائه ، و لقد اختلف الفقه حول الأصل التاريخي لهذه الشركة ، فهناك جانب من الفقه يرجح أصلها إل نظام الملكية العائلية المشتركة الذي عرفه الرومان Copropriété familiale حيث لم يكن يسح بالدخول في هذا النظام إلا أفراد العائلة الواحدة و مع التطور سمح للأجانب من معارف الأسرة و أصدقائها الدخول فيها كلما كانت لديهم نية المشاركة و بمرور الزمن تبلورت هذه الشركة شيئا فشيئا حتى أخذت شكلها الحالي في القرون الوسطى .

بينما جانب أخر من الفقه يرى أن أصل هذه الشركة يعود إلى القرون الوسطى ، حيث ظهرت في الجمهوريات الإيطالية التي اشتهرت بالتجارة و شؤون الأموال عندما استقر مقام الأسرة إلى السكن المدن ، و كان أفرادها إذا ما توفي مورثهم يضطرون إزاء الكثير من الصعاب إلى الإبقاء على ذمة المتوفى

كما هي ، و الاستمرار في تجارة المورث فنشأت أول بصمات الشركات التجارية ذات المسؤولية الشخصية و التضامنية و بانتشار الصناعات اليدوية و تطور حجمها ، لم يعد أمر هذه الشركات التجارية حكرا على الأخوة و الأبناء و إنما امتد إلى المعارف و الأصدقاء و رفقاء العمل ، و قد لعبت فكرة الوكالة التبادلية دورا هاما في تقرير المسؤولية الشخصية و التضامنية لأعضاء هذه الشركة أمام الغير ، و بظهور عقد الشركة و إقامة نظام لشهره لم تعد الحاجة ملحة إلى الاتجاه لفكر الوكالة التبادلية هذه و أصبح باستطاعة كل شريك أن يلزم أخر في مواجهة الغير لمجرد كونه عضوا معه في الشركة .

و مهما اختلف الرأي حول أصل شركة التضامن ، فإنها تعد من أقدم الشركات ظهورا غير أن التسمية التي سميت بها حديثة نسبيا إذ هي مدينة بها إلى جاك سافاري " Jaque savary " التي وصفها في كتابه الشهير التاجر الكامل " Le parfait négocient " الصادر في 1675 بكونها الشركة التي يباشر فيها الشركاء التجارة باسمهم جميعا Collectif en nom و من هنا جاءت تسمية " شركات التضامن " أو الشركة ذات الاسم الجماعي التي تعرف بها إلى يومنا هذا .
و بمعنى أخر شركة التضامن هي شركة يقدم الشركاء حصص قد تتساوى قيمها أو تختلف من شريك إلى أخر ، في حين أن إلزامهم بواجبات المؤسسة نحو المتعاملين مهما تفوق ما يقدموه من حصص ليشمل ممتلكاتهم الخاصة غير الحصص المقدمة ، و هذه ميزة في هذه الشركة .

شركة التوصية البسيطة:

يعود الأصل التاريخي لشركة التوصية البسيطة إلى القرن السادس قبل الميلاد ، عندما ابتكر الإغريق نظام القرض البحري ، و الذي يطلق عليه القرض الذي يتضمن المخاطر الجسيمة " Prêt à la grosse aventure " .

فتعد شركة التوصية البسيطة من شركات الأشخاص التي تقوم على الاعتبار الشخصي و لا تختلف عن الشركة التضامن ، إلا من ناحية واحدة و هي أن هذه الشركة تضم نوعين من الشركاء شركاء متضامنون Commandités يسألون عن ديون الشركة في أموالهم الخاصة ، شركاء موصون Commanditaire لا يسألون إلا في حدود حصصهم

و بمعنى أخر شركة تكون من طرفين متضامنين و هم مسئولون عن ديون الشركة مسؤولية شخصية بمقدار ما يملكون ، بالإضافة إلى حصصهم في رأس


المال و شركاء موصين أي تتحدد مسئوليتهم بقدر حصصهم و هناك نوعان من شركة التوصية : الأولى شركة توصية عادية حيث الشركاء الموصين لا يمكن لهم

تداول حصصهم في حين أن الثانية هي شركة توصية بالأسهم تتخذ فيها حصص الموصين طبيعة الأسهم ، و هي قابلة للتداول .

شركة المحاصة:

قام الفقه بتعريف شركة المحاصة على أنها شركة مستترة تنعقد بين شخصين يتعامل باسمه مع الغير أو شخص أخر أكثر ، و يقدم كل منهم حصة من مال أو من عمل للقيام بعمل واحد أو عدد من الأعمال قصد اقتسام الأرباح و الخسائر بين الشركاء .


كتاب اقتصاد المؤسسة / ناصر دادي عدون / ص 61 – 62
و ترجع أصول هذه الشركة إلى عقد التوصية و وضع الثقة الذي لجأ إليه أصحاب الأموال تحايلا على تحريم الربا من طرف الكنيسة في العصور الوسطى فأدى هذا العقد إلى ظهور النواة الأولى من هذه الشركات

و تعد شركة المحاصة من شركات الأشخاص ، لأن شخصية الشريك فيها محل اعتبار ، و يرى جانب الفقه أن أهم خاصية تبرز بها هذه الشركة أنها مؤقتة أي تتميز بقصر المدة لأنها تنشأ للقيام بعمل واحد أو عدة أعمال تجارية بحيث تنتهز فرصة الربح ، لذا أطلق عليها الفقهاء الفرنسيين القدامى تسمية الشركة المؤقتة .

لكن انتقد هذا الرأي على أساس أنه لا يوجد مانع من تكوين شركة محاصة تباشر نشاطا مستمرا و لمدة طويلة و أدى رأي أخر أن الميزة الأساسية لهذه الشركة تتمثل في كونها شركة مستترة ليس لها وجود ظاهر أمام الغير ، و يقتصر وجودها على الشركة فحسب ، و يتمثل مظهرها في اقتسام الأرباح و الخسائر فيما بينهم و استتار الشركة لا يقصد به الاستتار المادي الواقعي و إنما الاختفاء القانوني المتمثل في عدم علم الغير بها عن طريق الشهر و النشر و التوقيع على المعاملات بعنوان يحتوي اسم الشركة فيها

الشركة ذات المسؤولية المحدودة:

تعتبر هذه الشركة أقل قدما بالنسبة للأنواع الأخرى حيث لم تظهر سوى في نهاية القرن 19 ( 1892 ) في قانون ألمانيا التجاري ، ثم أدخلت في القانون التجاري الفرنسي في سنة 1925 . و قد اختلف في تحديد مكان هذا النوع من الشركات ، فمنهم من يضعهم ضمن شركات الأشخاص و من هم يضعهم ضمن شركات المساهمة أو الأموال .

و حسب القانون الجزائري فإن هذه الشركات تؤسس بين شكاء لا يتحملون الخسائر إلا في حدود ما قدموه من حصص ، فهذه الشركة تتميز إذن بمحدودية مسئولية الشريك يقدر الحصص التي يقدمها ، و التي تكون متساوية و غير قابلة للتداول ، كما أنها تتميز بأن رأس مالها محدود ( لا يجب أن تكون مبلغ معين و ينقسم إلى حصص ذات قيمة متساوية مبلغها الأدنى محدد بالدينار الجزائري ، و عدد الشركاء فيها بالتالي محدود ، و لا تتم عملية الاكتتاب بشكلها العام ، أما الإدارة فتكون من طرف شريك أو أكثر أو من طرف شخص خارجي عنهم ،


كتاب اقتصاد / ناصر دادي عدون / ص 61 – 62

إذ يقوم بأعمال الإدارة و جمعية الشركاء التي تناقش و ميزانية الشركة و تصادق عليها وتتخذ القرارات التي تراها لازمة ، و يكون التصويت تبعا لعدد الحصص التي يشارك بها ( عدد الحصص يقابل عدد الأشخاص )

شركات الأموال المساهمة:

هي شركة تتكون من مجموعة أشخاص يقدمون حصصا في رأس مالها على شكل أسهم و تكون قيمة هذه الأخيرة متساوية و قابلة للتداول ، و يشترك بها المساهم عند التأسيس أو بواسطة الاكتتاب العام ، و المساهم أو الشريك لا يتحمل الخسارة إلا بمقدار قيمة الأسهم التي يشارك بها أ يتكون المسؤولية محدودة بمقدار هذه الأسهم ، في حين أن الشركاء يتقاضون مقابلات أسهمهم في شكل أرباح موزعة (إن تحققت ) ، إذن فعائدات الأسهم تتغير حسب تغير نتائج هذه المؤسسة و لا تمثل أعباء ثانية لها .

و أهمية هذه الشركة تتمثل في سهولة تكوين راس مالها و في إمكانية تجنيد رؤوس الأموال معتبرة بعد الاتفاق بين المؤسسين و الذين يوفرون جزءا من رأس المال ، ثم يطرح الباقي للاكتتاب العام ، بحيث صغر قيمة الأسهم تجعل الموفرين الصغار بمختلف دراجاتهم يشرون هذه الأسهم ، كما أن هذه الشركات عند طرحها لسندات و التي تشكل قروضا لها ، فهي تعمل على تجميع الأموال و


استعمالها ، خاصة و أن السندات تتميز بنسبة فائدة ثابتة بغض النظر عن نتيجة الشركة .

و هذه المميزات قد شغلت هذه الشركات مجالا واسعا في النشاط الاقتصادي في الدول الرأسمالية الخاصة ، حيث تزيد نسبتها غالبا عن 70 % من مجموعة المؤسسات الصناعية أساسا و المؤسسات التجارية بالجملة ، بينما ينخفض عددها في القطاع الزراعي نظرا لطبيعة ، و تغير هذه المؤسسات التجارية بالجملة ، بينما ينخفض عددها في القطاع الزراعي نظرا لطبيعة و تغيير




كتاب اقتصاد المؤسسة / ناصر دادي عدون / ص 63 – 64

هذه المؤسسات أهم عون اقتصادي في دفع عجلة النمو الاقتصادي في الدول الرأسمالية منذ نهاية القرن التاسع عشر إلى الوقت الحالي ، إذ غطت معظم النشاطات الاقتصادية في هذه الدول ، سواء بالعمل المباشر أو التأثير الغير المباشر ، رغم وجود المؤسسات التابعة للدولة أو المؤسسات التي تقوم بدورها هي الأخرى .






























كتاب اقتصاد المؤسسة / ناصر دادي عدون / ص 63 – 64

الأمانة هي تلك المهام التي تبحث في تبصير كل موظف بمهام وظيفة إدارية كانت أم كتابة بحدود سلطات هذه الوظيفة و مسئوليتها ، علاوة على ما يوفره للموظف من استمرار في عملية التدريب لزيادة مهارته و مواكبة كل ما هو جديد بخصوص ما يطرأ على هذه الوظيفة من تحديثات و أسس جديدة تكفل له استمرار القيام بمهام وظيفة على أحسن وجه ، و الأمانة تعتبر اليد اليمين ، و هناك نوعان من الأمانة خاصة و متخصصة .

الخاصة يخترها رئيسها من جهاز الأمانة لتنظيم أعماله ضمن مواصفات معينة نظرا لثقة رئيسها و لكفاءتها و إخلاصها في العمل .

أما المتخصصة فهي التي تقوم بعمل معين من أعمال الأمانة لتنظم أعماله ضمن مواصفات معينة نظرا لثقته بها و لكفاءتها و إخلاصها في العمل و من أمثلة ذلك:
أمينة طبية – أمينة التعليم – القانون – الاقتصاد – الزراعة و الأمينة يجب أن تكون لها علاقات عامة و إنسانية مع الموردين و هي أول من تقابل العميل ، و ممثلة أجهزة الدعاية و الإعلان و الزوار أما الجزء الأكبر في نجاحها و عملها فيعتمد على فهمها و سير المؤسسة التي تعمل بها ، و كيفية الوصول إليها سوف نترق فيه في هذا الفصل و المتمثلة في :

تعريف الأمانة
الصفات التي تتميز بها الأمانة
أسرار نجاحها











المبحث الأول : الأمينة.

تعريف الأمينة:

أصبحت أعمال السكرتيرات ( السكرتارية ) من العمليات الأساسية لنجاح أي مؤسسة إنتاجية أو خدمية ، كما تعتبر جزءا أساسيا في أعمال التنظيم و الإدارة ، تنظيم إذ تنظم باقي فروع المؤسسة ، و بهذا يمكن القول بأن الأعمال الإدارية الخاصة بالسكرتارية بالنسبة لبقية أعمال لأي جهاز أو مؤسسة من المؤسسات أي دولة كالقاطرة تسير وراءها بقية الإدارات و الفروع فإذا صلحت لتنظيم العمل في جميع الأعمال الأخرى فنية كانت أو إدارية أو مالية ، إذن و من خلال مكانتها و العمليات التي تقوم بها فما المقصود يا ترى بالأمانة ؟

الأمانة لغويا:

هي عبارة عن حافظة للسر و الأمن التي يكون أحيانا ماديا و أحيانا معنويا و تعني وظائف أو مهنة السكرتير أو مكتب الأمين أو مجموعة الأشخاص الذين يعملون بداخلها ، أما الأمين فهو الشخص المكلف بالكتابة تحت إملاء شخص أخر و يصنف الوثائق و يكتب المراسلات و كذلك تعني المكلف بتحرير محضر اجتماع أي لجنة .

الأمانة الإدارية:

هي مصلحة إدارية مكلفة بالأعمال المكتبية و تقسم إلى أعمال مكتبية تنظيمية لها علاقة بفض الوثائق و تصنيفها ، و أخرى عملية لها علاقة بكل الأنشطة الأخرى المتبقية ، كالتكفل بالبريد ، المرسلات الاجتماعية و غيرها من الأنشطة (1)

و لا يتسنى القيام بكل هذه الأعمال و النشاطات إلا بتوفر ما يسمى بالأجهزة أو الوسائل المكتبية المتطورة .



السكرتارية و الأعمال المكتبية / الدكتور حسين الله / ص 18

فالأمانة إذا هي عبارة عن أعمال إدارية مكتبية إدارية و وسائل ترافقها من أجل إنجاز هذه الأعمال .

المبحث الثاني : صفات الهيئة و الصفات المعنوية

صفات الهيئة:

النظافة و المنظر العام :

واجب الأمينة أن تكون نظيفة كما أن المهنة لا تلزمها أن تكون حساء بقدر ما تكون غير مجلبة للأنظار أي أن ما ترتديه من ملابس تختاره بدوق في البساطة و الأناقة كما أن ملابسها يجب أن تكون محددة و ذات منظر نظيف .
الصحة:

لتأدية واجبها كاملا يجب أن تتخذ حياة منتظمة ، النوم الكامل و الطعام المخزن و بعض الحركات الرياضية لحفظ اللياقة
الحركات :

حركتها و إجرائها تكون مدروسة و تتمثل في استقامة السلوك و المظهر

الصفات المعنوية:

الجرأة :

اتخاذ القرارات أينما وجدت الفرصة يتغيب المسئول و تتخذ الأمر المناسب ، هذه الصفة محببة عند كل مسئول كونها تدل على روح المسئولية لدى الأمانة كما أن الجرأة لا تكلف إلا صاحبها





التنظيم:

التنظيم هو أساس كل تصنيف و أتصور أبدا أن يغيب على عمل الأمانة

الإدراك:

و هو يسمح للأمينة أن تفرق بين الخطأ و الصواب أي تعلم إذا كان المتكلم صادقا أو كاذبا الشيء النافع من غير النافع و هذا ما يؤدي إلى اختيار أحسن الحلول .

الضمير المهني:

يجب على الأمينة أن لا تضيع وقتها و لا وقت الآخرين

السرية :

في أي حالة من الأحوال يجب على الأمينة أن تحفظ و تحرس على أسرار المؤسسة و في هذه النقطة بالذات السرية في العمل و خاصة المسئول و عدم تفشي أسراره و لو مع العائلة .

الذكاء :

و هو مجموعة من عناصر معقدة تظم :

1.الفهم:

و يتمثل في المعرفة و الفهم حتى تواجه الأمينة مهنتها المعقدة

2. الذاكرة:

إن التنظيم الجيد بما فيه من ترتيب و تصنيف يريح الذاكرة و يساعد على الاحتفاظ بالكثير من الفيزيو نومين ( la physiognomonie ) أسماء ، أرقام الهواتف ، التواريخ إلى جانب هذا ، فالكاتبة مجبرة على تذكر أوامر و تعليمات المسئول فهي إذن تستعين بأدوات منها المذكرة ( Agenda ) الأسبوعي ( Le semainier ) و المخطط ( Le planning )

الحذر :

هذه الصفة محبوبة لدى المسئول لأنها تدل على روح المسئولية و لا تحتاج إلى تكرار و لا مراقبة دقيقة لعمل الأمانة و تستطيع القول أن التجارب تجعل الإنسان بصفة عامة و الأمانة بصفة خاصة قادرة على كل
مقدمة الفصل
:

إن الاتصالات بين الأفراد تتشكل بخصائص فنية تختلف باختلاف طبيعة التعامل في المؤسسة ، لذلك فإن الاتصال الفعال يعد إحدى الوسائل التي يتركز عليها نجاح التعاملات .

المبحث الأول
:

تعريف الاتصال
:

هو عملية نقل و استقبال المعلومات و الفهم من شخص إلى أخر و يستعمل مصطلح الاتصال في العادة على ظن أن جميع المواد المنقولة قد فهمت أو قبلت و يفترض مثلا في المعلومات التي ترسل إلى العاملين أنه قد تم توصيلها إليهم بمعنى أنها فهمت و قبلت من جانبهم و هكذا قد يكون أو لا يكون صحيحا .

الاتصال بمعنى أخر هو العملية الخاصة بإعلان الأفكار و جعلها مفهومة للغير على تفسير فكرة ما بالطريقة التي يعينها المتحدث أو الكاتب .



المبحث الثاني :
أنواع الاتصال و وسائله
مخطط الاتصال : الاتصال





























يمكن اعتبار المؤسسة على أنها تتكون من عدد من نظم الاتصال المرتبطة ببعضها و قد يكون الاتصال في اتجاه واحد مثلا ن الأعلى إلى الأسفل وقد يكون في اتجاهين و هناك أيضا الاتصال الأفقي الذي يشير إلى تدفق المعلومات (إرسال و استقبال ) بين الإدارات أو المسؤولين الذين يعملون عند مستوى واحد في المؤسسة ، و هذا النوع من الاتصال أساسي في نجاح أية مؤسسة ، لأنه بدون ذلك لا يمكن التنسيق بين نواحي نشاط الوظائف المختلفة مثل الإنتاج أو التسويق أو التموين و يتم الاتصال في اتجاه واحد ( من الأعلى إلى الأسفل ) بالوسائل التالية مع الملاحظة أنها غير كاملة رغم أهميتها الآن تدفق المعلومات إلى الأعلى ضروري أيضا و هي :
المذكرات المكتوبة .
لوحات النشر .
المحاضرات و الأحاديث .
التقارير المنشورة .
المنشورات .
الاجتماعات .

أما الاتصال من الأسفل إلى الأعلى فيمكن أن يتم عن طريق :
المناقشات الجماعية .
الشكاوي .
الاقتراحات .
التنظيم الغير الرسمي .
الاتصال الغير المباشر على مختلف المستويات .
دراسة وجهات العاملين .
المعلومات المحاسبية و تقرير الإحصائيات .

المبحث الثالث:

يلعب الاتصال دورا هاما في تنسيق الجهود و لكي يتم ذلك بين أفراد الفريق بفعالية يجب أن يعرف كل عضو سلوك جميع الأعضاء الآخرين كأساس لتحديد سلوكه و على ذلك فإن معنى التنسيق الأكبر بمقاييس الترتيب الميكانيكي لأشياء متحركة بذاتها يطلق عليها أعضاء المنظمة إذ يجب أن تتاح للشخص معلومات كافية حتى ينسق أعماله مع الغير بفعالية و هذا هو المعنى الأهم لتنسيق و صلته الأساسية بالإيصال .


و من بين وسائل الاتصال و مهام الأمينة في نفس الوقت يمكن أن نتطرق إلى الاجتماع و كيفية تحضيره .

الأمينة تعقد الاجتماعات بين المسؤولين ، و الغاية من عقد أي اجتماع هي الوصول إلى الرأي الصواب عن طريق التعاون و المناقشة بين المجتمعين ، و واجب الأمينة في حالة دعوة رئيسها لأي اجتماع و تزويده بكل ما يطلبه و يحتاج إليه أثناء الاجتماع و تزويده بكل ما يطلبه و يحتاج إليه أثناء الاجتماع ، و لكن واجبتها تزداد عندما يكون رئيسها هو الذي دعا لعقد هذا الاجتماع عندها يكون من الأعمال التي تقوم بها الأمينة تنظيم الاجتماع و التحضير له .

و ينقسم الاجتماع إلى نوعان :

اجتماع دوري :

هو ذلك الاجتماع الذي يعقد بصورة لدراسة أوضاع المؤسسة أو لدراسة موضوعات تتطلب استمرارية البحث .

اجتماع طارئ أو خاص :

و هو الاجتماع الذي يعقد لمناقشة أمر طارئ و للأمينة دور كبير في نجاح أو فشل هذا الاجتماع إذ أن حسن الإعداد لها و متباعتها و حصر ما أسفر عنها من نتائج هو مفتاح نجاحها أو فشلها .

عمل الأمينة قبل الجلسة :

إعداد جدول أعمال الاجتماع و عرضه على الرئيس و أخذ موافقته عليه قبل موعد عقد الجلسة بوقت كاف
الاتصال بالأشخاص المشاركين في الاجتماع و تبليغهم موعد و مكان وجود الاجتماع و تزويدهم بصورة عن جدول الأعمال .
تحضير جميع المستندات و الملفات المتعلقة بالمواضيع الواردة في جدول الأعمال


كتاب علم السكرتارية / أحمد فايق كايد / ص 27 – 29


التأكد من تجهيز قاعة الاجتماعات بكل ما هو لازم ، سواء من حيث توفير العدد الكافي من المقاعد للمجتمعين أو ما يلزم من أوراق و أقلام و حتى التأكد من صلاحية المعدات ، الميكروفونات ، أجهزة التكييف .

عمل الأمينة أثناء الجلسة:

القيام بمساعدة رئيسها في سرعة إيجاد المستندات و الملفات اللازمة له أثناء عرضه وجهة نظره في الموضوع البحث
نظرا لانشغال رئيسها بمسئوليته في إدارة الاجتماع و الاشتراك في المناقشات الدائرة خلال الاجتماع عليها لفت نظره و تنبيهه بما يجب القيام به تجاه المدعوين للاجتماع و مساعدته ف يذلك و تأدية بعض الوجبات عنه .
الإشراف على تزويد المجتمعين بما يلزمهم و تسهل لهم مهمة الاتصال مكاتبهم و خاصة في حالة حاجتهم للتزويد ببعض المستندات و الإيضاحات من مقر عملهم .

عمل الأمينة بعد الجلسة:

طباعة محضر الجلسة و ما تم اتخاذه من قرارات من قبل المجتمعين اعتماد من قبل رئيسها .
إرسال صورة عنه لجميع الأعضاء المشتركين في الاجتماع لدراساته و توقيعيه
حفظ أصل المحضر في الملف و إيداع صورة منه في ملفات المشاريع المتعلقة بها الأمور التي تمت مناقشتها و اتخذت قرارات إنشائها أثناء الاجتماع










كتاب أصول علم السكرتارية / أحمد فايق كايد / ص27 – 29
المبحث الرابع:

الأمانة و العلاقات الإنسانية:

الأمانة هي وحدة الاتصال في المكتب ، و هي كذلك ضابطة علاقات عامة في معظم المؤسسات المتوسطة و الصغيرة الحجم ، فالأمانة ترتبط بعلاقات متعددة مع الرؤساء و مع المؤسسين و مع الزملاء في العمل إضافة لعلاقاتها العامة مع الناس المراجعين و الزوار الذين يريدون مقابلة المدير و على الأمينة أن تعرف كيف تنمي العلاقات الإنسانية وطيدة مع جميع الفئات تعمل على تحسين صورة المكتب في الخارج و الداخل .


و فيما يلي نستعرض أساليب تعامل الأمينة مع تلك الفئات لتوطيد العلاقات الإنسانية التي تعتبر دعامة على الأمانة في المكتب و خارجها .

كيفية تعاملها داخل المؤسسة:

تعاملها مع الرؤساء:

أساس العلاقة مع الرؤساء هي الاحترام المتبادل حيث تعتبر المساعدة اليمنى للمدير ، فهي تقوم بحفظ سجلات المدير العامة و السرية ، كما تنظم مواعيده و تلقي المكالمات الهاتفية ، و يعتبر المدير شخصا مشغولا دائما باللقاءات الفردية و الجماعية مع الموظفين داخل المؤسسة و مع المراجعين من خارجها .

و هو بحاجة للهدوء التام لتفرغ لأعمال التخطيط و التنبوء بالمستقبل الذي أصبح أهم ما يشغل المديرين في المؤسسات الحديثة في عصر التغير السريع الذي يشمل مختلف جوانب الأعمال الإدارية

لذلك فإن أهم العوامل التي تساعد المدير ، هي الطريقة التي تتعامل بها الأمينة مع المدير و الرؤساء و تشمل ما يلي :
أن تعمل على فهم المدير من جميع الجوانب الشخصية و النفسية و الانفعالية ، ما يرغب و ما لا يرغب ، و ما يحب و ما يكره .

كتاب السكرتارية الحديثة إدارة المكاتب / أحمد محمود أيوارب / ص 182 – 183
أن تعمل على اكتشاف هوايات المدير و ميوله ، و ذلك خلال التعامل المستمر لأن العلاقات الإنسانية يمكن تدعيمها من خلال الاهتمام المتبادل بهوايات وميول الآخرين ، بشكل يشعر الطرف الآخر بالاهتمام و التقدير .
روح المجاملة و التلطف التي تتمتع بها تساعدها على تدعيم العلاقات الإنسانية مع الرؤساء .
روح البشاشة و تكييف* الانقياض والابتسامة المعبرة تساعد على حيوية العلاقات ، بحيث تجعل من العمل بيئة مريحة لجميع الأطراف .
قيامها بتأدية أعمالها بسرعة و دقة و إتقان و تلبية متطلبات المدير من المعلومات و المستندات و الهواتف الضرورية لمكالمته ، تساعد الأمينة بتدعيم علاقاتها التي تكون فيها الأمانة متقاعسة من تأدية أعمالها ..

تعاملها مع الموظفين زملاء العمل:

إن بناء علاقات وطيدة مع الزملاء تجعل من الموظفين في المكتب أسرة واحدة أو مجموعة متماسكة مع وحدة المشاعر و الآمال و المشاركة الوجدانية و تعتبر علاقاتها مع الزملاء ، أفقية الاتجاه ، حيث رأت الأبحاث و الدراسات الاجتماعية على أن أفضل العلاقات الإنسانية و الاجتماعية هي تلك التي تسود زملاء العمل فإن ذلك يخلق منهم مجموعة متماسكة تؤدي إلى تدعيم الروابط الإنسانية ز الاجتماعية مما يزيد من ولاء المجموعة للمؤسسة و ترفع الروح المعنوية ، و تصبح بيئة العمل بيئة سعيدة و مريحة .

تعاملها مع المؤسسات الأخرى:

الأمينة هي المرآة التي تعكس صورة المكتب للخارج ، و هي التي تعكس سلبا أو إيجابا في أذهان الناس عن المؤسسة . فإذا كانت الأمانة بشوشة ودودة مجاملة خدومة للناس المتعاملين مع المؤسسة سواء من حضر منهم لمقابلة المدير و من تحدث منهم على الهاتف ، فإن المكتب في أذهان الناس تتحسن بحيث تؤدي إلى تكوين رأس عام مساند لدى الناس للمؤسسة و مشاريعها المستقبلية و أغلبية المؤسسات المتعامل معها و هم :
المستهلكين .
المساهمون .
العاملون .


كتاب السكرتارية الحديثة إدارة المكاتب / أحمد محمود أيوارب / ص 184
العاملون و الموظفون .
الموزعون .
المؤسسة المنافسة .
الموردون .
البنوك .
الحكومة.
الصحفيون .

و عل الأمينة أن توطد علاقاتها الإنسانية و الاجتماعية مع هذه الفئات من الناس و ذلك باتباع أساليب نذكر منها :

الاهتمام بقاعة الاستقبال من حيث الديكور التي يشعر الناس باهتمام المؤسسة لهم .
حسن المعامل للناس ، و تأمين مقابلتهم للمدير و و بدون أن تجعلهم ينتظرون طويلا .
تشرف على الحفلات السنوية و في المنسبات القومية و الدينية و مما يساعد على تدعيم الروابط بين المؤسسات و جماهيرها .
توزع لهم الكتيبات و النشرات عن مشاريع الشركة المستقبلية و اكتتاب التقارير السنوية و غيرها .
أن تظهر للناس أثناء حضورهم لمقابلة المدير ، الدور الهام الذي تقوم به المؤسسة في مجال الخدمات الاجتماعية ، و مساهمتها في تطور الاقتصاد الوطني ، و يمكن إظهار ذلك في إحصاءات تعلق في غرفة الاستقبال ، التي تشرف عليها الأمينة .


المبحث الأول
: الاتصال السريع

يعتبر الاتصال الشريان و الوريد بين منشأة و أخرى ، و بين إدارة و إدارة … إلخ فالاتصال يستعمل لتبادل المعلومات أو الأوامر أو غير ذلك ، و قد يكون هذا الاتصال من مستوى أعلى إلى مستوى أقل أو العكس أو في مستوى أفقي بين الرؤساء بعضهم ببعض و هذا قصد الحصول على معلومات أو بيانات أو إعطاء التعليمات ، و عليه فإن الاتصال يعتبر ضرورة أساسية من ضروريات الحياة المهنية .

و على هذا كله يمكن أن نعرف الاتصال بأنه إرسال المعلومات و استقبالها بين الناس و يعرف " شيري " بأنه استعمال الكلمات أو الخطابات أو أي وسيلة متشابهة للمشاركة في المعلومات حول موضوع أو حدث .نجد نوعين من الاتصال : شفوي و كتابي .
فالاتصال الشفوي يتم عن طريق الهاتف أو وجها لوجه .
أما الاتصال الكتابي فيتم عن طريق المراسلات بصفة عامة ، و هذا بوسائل حديثة و متطورة .

الهاتف :

و هو وسيلة من وسائل الاتصال الشفوي الأكثر استعمالا في المؤسسات إذ من خلاله يمكن للأمينة الاتصال داخليا مع مختلف المكاتب الإدارية ، و خارجيا مع بعض المنشآت ، و يراعى في ذلك احترام آداب التحدث في الهاتف لأن السكرتيرة تمثل و تعطي صور حسنة للمنشأة التي تعمل بها ، كما أن للهاتف فوائد عديدة و جامة نسرد منها ما يلي :
الاتصال السريع بين مختلف الإدارات و الجهات الإدارات و الجهات المعنية سواء داخل المنشأة أو خارجها
يساهم في إنجاز الأعمال اليومية .
توفير الوقت و عدم هدره .



إدارة المكاتب علم وفن / عبد العزيز عبد الرحمان الحسن / ص 108

الفاكس:

يعتبر الفاكس من أحدث الوسائل العصرية المتطورة التي أدخلت على مستوى المؤسسات حيث عوض الرسائل التي ترسل عبر البريد و هذا في الكثير من الأحوال .

مميزاته :

وصول الصورة بنفس الشكل و الحجم التي ترسل به ، سريع بنقل المعلومات مهما كان البعد .
ضمان سرية الأعمال ، سهل الاستعمال ، و لا يحتاج إلا القليل من التدريب


كيفية الاستعمال:

يسبه الفاكس جهاز الهاتف ، و هو سهل الاستعمال حيث يستخدم المرسل جهاز الهاتف ليبلغ الطرف الأخر " المستقبل " بأن وثيقة معينة سيتم إرسالها و بعد ذلك يقوم المستقبل بتحضير جهاز الاستقبال ، هنا يتم وضع الوثيقة في جهاز المرسل و يتم استقبال الصورة طبق الأصل في جهاز الاستقبال في نفس اللحظة التي تسل بها ، و نشير هنا أن الوقت الذي تستغرقه الوثائق في الوصول تختلف من وثيقة إلى أخرى ، بحيث تستغرق الصور من الكتابة و بتكلفة أكبر .

ملاحظة :

إن مهمة الفاكس هو السرعة في إرسال و استقبال المراسلات ، و الملاحظ أن جهاز الفاكس لا يوجد إلا في المديريات

الأنترفون : Interphone :

و هو شبيه بجهاز الهاتف متعدد التحويلات ، إذ أن هذا الجهاز يوضع في مكتب المدير و الأمينة و أحيانا في بعض مكاتب الموظفين المهمين داخل المؤسسة و يكون مزودا مجموعة أزرار و كبسات .

إدارة المكاتب علم وفن / عبد العزيز عبد الرحمان الحسن / ص 108

الزر الأول يضغط عليه عند البدء بالكلام و الزر الثاني يضغط عليه عند البدء بالاستماع و الكبسان الأخرى كل كيسة منها مخصصة لأحد الأجهزة لفرعية فقبل البدء بالكلام أو الاستماع يجب الضغط على الكبسة الموصلة بمكتب الموظف

المراد مخاطبته ، و أهم ميزات هذا الجهاز أنه يمكن استعماله في حالة تعطيل الهاتف أو انشغاله إضافة إلى أنه يوفر مصاريف تركيب هواتف إضافية .

المبحث الثاني : البريد الصادر و الوارد

إجراءات البريد الصادر و الوارد:

يختلف النظام المتبع لمعالجة البريد من مؤسسة إلى أخرى حسب حجم المؤسسة و عدد المكتبات الواردة و فيما يلي الخطوات الرئيسية التي يفضل اتباعها لمعالجة البريد الوارد و هي :

خطوات معالجة البريد الصادر :

فهو قد يكون نفسه سجل البريد الوارد من حيث الشكل و الترتيب فبعض المؤسسات تستعمل سجل واحد اسمه سجل الصادر و الوارد ، و لكن بعض المؤسسات تخصص سجل للوارد و أخر للصادر على اعتبار أن هناك اختلاف بينهما في الخانات التي يشتمل سجل البريد الصادر .

الملاحظات
Observation
رقم الأرشيف
N° Archive
الموضوع
Objet
المرسل إليه
Destination
عدد الوثائق
Nombre de pièces
تاريخ و رقم الرسالة
Date de départ et N° de la correspondance
..............
..............

............................
......................
..........................
......................
في ...... .......Le
رقم .... .........N°
.............. .............

..............
..............
......................
..........................
......................
في ..... ........Le
رقم ... ..........N°

أصول السكرتارية / ص 83

الإجراءات الخاصة بعملية تصدير الرسائل :

جمع المعلومات المتعلقة بموضوع المكاتبة و إملائها و تدقيقها للأمينة و كتابتها و طباعتها بالتنسيق الملائم و تدقيقها مع سرعة الوصول إذا كانت تلك لرسالة تستدعي الرد السريع و تلجأ بعض المؤسسات إلى استخدام أختام تبين تاريخ الوصول فقط ، و تفضل مؤسسات أخرى أختام ذات الساعة التي تسجل وقت الوصول إلى جانب الوصول .

التسجيل في الدفتر الوارد :

تلجأ الكثير من المؤسسات الخاصة و الحكومية إلى تسجيل الرسائل الواردة بسجل خاص يحتوي على المعلومات التالية : رقم الرسالة إسم المرسل تاريخ الوصول المرفقات ، موجز موضوع الرسالة ، بعض الملاحظات ، و الشكل التالي يشمل سجل البريد الوارد :

تاريخ رقم الإجابة Date et N° de réponse
الموضوع
Objet
الباعث
Expéditeur
تاريخ و رقم الرسالة
Date et N° de correspondance
تاريخ الوصول
Date d’arrive et N° de correspondance
في.. .......Le
رقم ........N°

...........
...........
...............
..............
في.. .......Le
رقم ........N°
في.. .......Le
رقم ........N°
في.. .......Le
رقم ........N°

...........
..........
...............
...............
في.. .......Le
رقم ........N°
في.. .......Le
رقم ........N°

وصول البريد إلى المؤسسة :

وقد يصل البريد إلى المؤسسة من خلال إستلامه باليد أو من خلال السعاة الذين يقومون بإحضاره من صندوق البريد التابع للمؤسسة .



أعمال المكاتب و السكرتارية / ص 105 – 106 – 107

فتح البريد:

تقوم الأمينة يفتح البريد و لكن في بعض الأحيان لا تقوم بعدم فتحها لأنها تكون مكتوب عليها كلمة خاص أو شخصي ترسل مباشرة إلى المدير ، و الأمينة تستعمل الآلات لفتح البريد منها يدوية أو كهربائية .

استخراج المكاتبات و المرفقات:

تقوم الأمينة بعملية استخراج محتويات كل مغلف على حدى و التحقق مما بداخله فإذا كان هنالك مرفقات يجب مقارنتها مع المعلومات الواردة في الرسالة و إبلاغ بذلك الأمر .
تسجيل وقت وصول المكاتبات و المراسلات ، كما يجب تسجيل وقت الوصول بهدف تحديد المسئولية في حالة تأخر موعد الوصول
التسجيل في سجل الصادر .
فهرسة الرسالة و ذلك بوضع أرقام ملفات الموضوعات على الأصول و كل الصور .
توقيع الرسالة .

فرز البريد:

يعد عملية فتح البريد و تسجيل وقت الوصول تقوم الأمينة بقراءة سريعة لكل رسالة لتحديد الجهة التي سترسل إليها ، و اتخاذ ما يلزم ، بأنها و لتسهيل عملية الفرز على الأمينة يخصص لكل إدارة أو قسم سلة أو عين يفضل أن تكون على شكل دائري لتسهيل عملية الوصول إليها كل قسم يبعث إليها كل قسم يبعث إليه الواردات على حدى

توزيع الرسائل على جهات الاختصاص:

يعد عملية القيام بالعمليات السابقة يجب أن نرسل إلى المدير و بعد الإطلاع عليها


أعمال المكاتب و السكرتارية / ص 07 -111

الأدوات المستعملة في معالجة البريد الصادر و الوارد :

الأختام
آلات فتح المغلفات .
آلات طي الرسائل .
آلات المعنوية .
آلات وضع الطوابع .
آلات إغلاق الملفات .

المطلب الثاني : الأرشيف

كلمة الأرشيف مصطلح يقصد به مكان حفظ الرسائل و المستندات مرتبة ، فأولى مستلزمات ضمان وجود عمل تجاري ناجح بوجود أرشيف منظم يمكننا من الإطلاع على كل ما لها من مستندات و رسائل تجارية بأقل تكلفة و جهد ممكن إضافة إلى أن ما نحتفظ به بمثابة ضمان قانوني من صور رسائل و مستندات تساعد الشركة بمعرفة مالها من حقوق و ما عليها من واجبات حيث أن جميع القوانين التجارية المعمول بها قد نصت على وجوب الاحتفاظ كل شركة أو مؤسسة بنسخ طبق الأصل عما بحوزتها من مستندات أو مراسلات صادرة عنها أو مرسلة إليها لإبرازها و الاستناد إليها في حالة وجود أي نزاع قانوني بشأنها .

المطلب الثالث : التصنيف و الترتيب:

التصنيف : بعد أنبينا كيفية حصولنا على عدد من الصور اللازمة ، لا يدلنا من التعرف على كيفية تصنيف و ترتيب هذا .
و عملية التصنيف و الترتيب تختلف و تتنوع بتنوع حجم المؤسسات و تعدد أغراضها ، فما يصلح للمؤسسة الفردية قد لا يصلح للشركة المساهمة و ما يصلح لتاجر الأخشاب قد لا يصلح لصانع الآلات .
و التصنيف يعني تقسيم الرسائل المراد حفظها إلى مجموعات على أسس معينة .


أعمال المكاتب و السكرتارية / ص 105 – 106 – 107

طرق التصنيف :

الطريقة الجغرافية:
فالمؤسسة التي تمتد علاقتها التجارية لتشمل العديد من البلدان و المدن قد لا تلجأ لتصنيف مراسلتها حسب أسماء المدن و البلدان التي تتعامل معها ، فالمستندات الخاصة بمدينة معينة توضح جميعها في ملف واحد يحمل اسم هذه المدينة و كذلك الحال بالنسبة للمؤسسة التي ينحصر عملها في مدينة واحدة و لكنها تغطي بنشاطها كافة أحياء و مناطق المدينة فتقوم بتصنيف مراسلتها حسب أسماء الأحياء و المناطق التي تتعامل معها بحيث تكون جميع المراسلات الخاصة بحي معين موضوعة في ملف واحد يحمل اسم هذا الحي .

الطريقة النوعية أو الموضوعية :

و فكرة هذه الطريقة تقوم على أساس وضع جميع المراسلات المتعلقة بموضوع معين في ملف واحد بغض النظر عن أسماء و مناطق تواجد الأشخاص أو المؤسسات صاحبة العلاقة بهذا الموضوع مثل فتح ملف واحد لجميع الأشخاص المتعاقدين معها لتزويدها بسلعة معينة .

الطريقة التاريخية أو الزمنية :

و فكرة هذه الطريقة تقوم على وضع جميع المراسلات الواردة للمؤسسة مرتبة حسب تواريخها مثل تخصص ملف المراسلات الواردة خلال شهر شباط فبراير مرتبة حسب تواريخ صدورها . و هذه الطريقة يكثر استعمالها للمستندة التي يجب الرجوع إليها في تواريخ محددة مثل عقود الإيجار الواجبة التحديد في موعد محدد من العام أو مثل عملية ترتيب الصحف و المجلات وفقا لتواريخ صدورها في دور النشر و التوزيع ، أو ترتيب الكمبيالات و المستندات في البنوك و المؤسسات المالية مرتبة حسب تسلسل تواريخ موعد استحقاقها لأن فوات موعد الاستحقاق دون المطالبة بها يترتب عليها خسائر فادحة .





أصول علم السكرتارية / ص 74 – 75

الترتيب :

الترتيب يعني حفظ الأوراق و المستندات المراد حفظها على أساس معين يسهل بسرعة الرجوع إليها .

و قبل بيان طرق الترتيب لا بد من الإشارة إلى أن المراسلات التجارية بأنواعها ذات شقين " صادر و وارد " و الوسائل الصادرة هي تلك الرسائل التي تحرر و تكتب داخل المؤسسة أو القسم المخصص في أية رسالة توجهها المؤسسة لمؤسسة أخرى تعتبر رسالة صادرة و من الرسائل التي توجه من قسم إلى قسم أو من فرع إلى فرع داخل المؤسسة ذاتها تعتبر صادرة بالنسبة للفرع الذي قام بتحريرها و إرسالها للفرع الأخر ، و كذلك الرسائل التي توجه مثلا من قسم شؤون الموظفين لأي من العاملين بالمؤسسة التي تعتبر بالنسبة لقسم شؤون الموظفين رسالة صادرة و تعطى رقما في سجل الصادر المحفوظ لدى الموظف المختص ، أما الرسائل الواردة فهي تلك الرسائل التي ترد إلى المؤسسة من المؤسسات الأخرى تسجل و تعطي رقما من في سجل الصادر المحفوظ لدى المؤسسة و قياسا على ما ورد سالفا فالرسالة التي ترد على قسم أو فرع أخر تعتبر رسالة واردة بالنسبة للقسم أو الفرع التي استغلها ، و كذلك الحال بالنسبة للمذكرات التي يعرفها

العاملون في المؤسسة في قسم شؤون الموظفين كطال بالإجازة تعتبر بالنسبة لقسم شؤون الموظفين رسائل واردة ، و رقم الصادر أو الوارد يجب أن يكون وضحا فعند تصميم الرسالة يجب تخصيصي خانة لن تكون عادة في أعلى القس المخصص لكتابة موضوع الرسالة و بعض المؤسسات تلجأ لطريقة الختم المحفور عليه كلمة الصادر أو الوارد إضافة للرقم و التاريخ








مع ملاحظة وجود حفظ لسجلين أحدهما للصادر و ألأخر للوارد بحيث يكون متضمنا المعلومات الضرورية حسب النظام المعمول به في المؤسسة و من ما هو وارد ف بهذا النموذج :

أصول علم السكرتارية / ص 74 – 75



رقم التسلسل
التاريخ
موضوع الرسالة
إسم الشركة التي صدر منها الكتاب و التي ورد منها
خانات أخر حسب الحاجة





طرق الترتيب:

الطريقة الأبجدية :

و تتمثل في حفظ الملفات مرتبة حسب الترتيب الأبجدي بحيث تحفظ بأدراج أو خزائن حديدية على أن يحتوي الدرج بالملفات الخاصة بالحرف الذي يحمله فالدرج الذي يحمل الرقم " أ " توضع به الملفات الخاصة بالعملاء الذين تبد أ أسمائهم بالحرف " أ " دخل الدرج نفسه ترتب هذه الملفات أبجديا وفقا للحرف الذي يلي الحرف " ب " أو وفقا للحرف الذي يبدأ الاسم الثاني للعميل .

و في حالة تكدس الملفات في الخزانة وصعوبة الحصول عليها تلجأ لطريقة وضع الفواصل بين كل مجموعة و أخرى بحيث تكون المجموعة الأولى محتوية على الملفات الخاصة بالحرف من " ب " " أ " في الخانة الأولى و الخانة الثانية تبدأ بملفات الخاصة بالحرف " ير " الخانة الخاصة بالحرف " يس " ، و عند الضرورة لا مانع من استعمال أكثر من درج للحرف الواحد حسب كمية و حجم تلك الملفات ، بالمقابل لا مانع من استعمال الدرج الواحد حسب كمية و حجم تلك الملفات ، بالمقابل لا مانع باستعمال الدرج الواحد لأكثر من حرف في حالة قلة عدد العملاء البادئة أسمائهم بهذه الأحرف بشرط المحافظة عل الترتيب الأبجدي و للتذكير نورد إليكم الترتيب الأبجدي للأحرف العربية :
( أ ، ب ، ت ، ث ، ج ، ح ، خ ، د ، ذ ، ر ، ز ، س ، ش ، ص ، ض ، ظ ، ع ، غ ، ف ، ق ، ك ، ل ، م ، ن ، هـ ، و ، ي )

أما الملفات ذاتها فيجب أن تكون الرسائل المحفوظة بداخلها مرتبة حسب تواريخها و عند الضرورة يمكن فصل الرسائل الصادرة عن الرسائل الواردة للعميل ذاته أو

أصول علم السكرتارية / ص 76

حتى في حالة تعدد نشطات العميل الواحد يمكن فصل مراسلات أحد المواضيع المهمة عن باقي الرسائل أو وضعها في ملف منفصل عن الملف الأصلي ، من أهم محاسن استعمال طريقة الترتيب الأبجدي أنها تسهل علينا سرعة الحصول على الملفات القديمة إلا أنها تعتبر طريقة اقتصادية نظرا لقلة عدد الموظفين المعتمدين عليها و هي لا تكلف سرية الأعمال التجارية حيث أن اسم كل عميل يكون على ملفه .

الطريقة العددية :

هذه الطريقة تقوم على أساس منح كل عميل رقما خاصا به بحيث تكون أرقام العملاء متسلسلة ، إذ يتم تسجيل و أرقامهم و كل ما وجد عميل يرقم و يخصص له رقم الذي يلي أخر رقم تم استعماله و توضع هذه الملفات في إدراج مسلسلة حسب أرقامها بحيث يخصص كل درج لعدد معين من الأرقام المسلسلة من 1 إلى 50 تحفظ في الدرج الأول و الأرقام من 51 إلى 100 في الدرج الثاني 100 إلى 101 إلى 150 و هكذا و لسهولة استخدام هذه الملفات و معرفة أرقام العملاء يجهز لكل منه سجل به يسجل عليها رقمه المسلسل و البيانات الأساسية المتعلقة به مثل :
اسمه التجاري كاملا .
رقم الهاتف .
صندوقه البريدي .
رقم سجلله التجاري .

و هذه السجلات تحتفظ بأدراج خاصة مرتبة حسب الترتيب الأبجدي العددي فعندما نريد الحصول على ملف مكتبه نبحث عن السجل الخاص به في الدرج المحتوي على بطاقات الحرف " م " و عند الحصول عليه نبحث عن الرقم المسلسل لهذه المكتبة ، فلو كان رقمها 132 فإننا وفقا لما ورد ذكره سابقا علينا أن نفتح درج الملفات الثالث المخصص للأرقام من 101 إلى 150 و تناولت الرقم 132 الذي يجب أن يكون ملفا في هذه المكتبة ، و لهذه الطريقة محاسنها و عيوبها





أصول علم السكرتارية / ص 74 – 75

محاسنها :

أنها تتلاشى في عيوب طريقة الترتيب الأبجدي فهي تكلف لنا سرية الأعمال التجارية نظرا لعدم وجود اسم العميل على الملف و تساعد على بقاء كل ملف في مكانه دون الحاجة لتغيريه ، مما يسهل عمل الموظفين المختصين إذ أنه مع تكرار سيكون عمله بمواقع كافية الملفات البديهية .

عيوبها:

أنها تتطلب نفقات أكثر و مجهودا مضاعفا



























المبحث الثالث : الإعلام الآلي
المطلب الأول : الحاسب الآلي

في الماضي القريب كان معظم نشاط المؤسسات محدودة في حنفية خاصة منها الأعمال المكتبية ، هذا النشاط المحدود جعل من هذه المؤسسات إلى استعمال إمكانيات و وسائل تقليدية مما جعل عمل السكرتيرة عملا روتينيا مملا ، و هذه الآلات و الأجهزة لم تؤدي دورها على أكمل وجه بل ضاعفت في مجهودات السكرتيرة في انجاز مختلف أعمالها خاصة منها الرقن على الآلة الكاتبة ، الترتيب و الحفظ ، لكن مع مرور الوقت أخذ عمل السكرتيرة يتوسع و ذلك بتوسع الشركات و زيادة العلاقات ، بالإضافة إلى التطور التكنولوجي الذي شهدته المنشآت مما قلل من شأن الوسائل التي تعتمد عليها السكرتيرة خاصة الآلة الراقنة و ذلك راجع إلى السلبيات التي تنجم عنها :
تأخذ وقت كبير
إمكانية الوقوع في الأخطاء
لا يمكن الإحتفاظ بالمعلومات
متعبة و مرهقة
يمكن ضياع الأعمال المنجزة

هذا التوسع و التطور التكنولوجي السريع أفرز معه عدة تحولات ، خاصة في ميدان ، لما تمتاز به من تقنيات عالية في تحليل و استنتاج و معالجة الكلمات ..إلخ ، هذا التطور المستمر فسح المجال للإعلام الآلي باكتساح الإدارة بصفة عامة ، و السكرتاريا بصفة خاصة بعدما كان مقتصرا على المخابر و المراكز الكبرى و حل حسابات العلماء الرياضيين المعقدة فما يقصد إذا بكلمة الإعلام الآلي ؟

إن الإعلام الآلي هو علم المعالجة العقلانية الذي يتم عن طريق الآلات الأوتوماتيكية و هو يعتبر دعامة المعارف الإنسانية و الاتصال في الميادين التقنية و الاقتصادية و الاجتماعية فكلمة الإعلام الآلي تتكون من كلمة إعلام و آلة ، فبصفة عامة الإعلام الآلي هو مرادف لمعالجة الإعلام آليا.
و يمكن القول بصفة عامة أن الإعلام الآلي هو المعالجة الأوتوماتيكية فالحاسب الآلي يعتبر الركيزة الأساسية في هذا العصر لنجاح المؤسسة و ضمان السير الأفضل للعمليات التجارية و ذلك لربح الوقت ، و يتكون الحاسب الآلي من :

Initiation de l’informatique , Boubéker BIB , P 31

لوحة المفاتيح :
و هي جهاز يستخدم لإدخال البيانات و المعلومات ، و تشمل هذه اللوحة على نفس حروف و إشارات و أرقام الآلة الكاتبة العادية و بنفس الترتيب إضافة إلى مفاتيح أخرى للتشغيل و الاستفادة و هي بدورها تنقسم إلى ثلاث فروع و المتمثلة في :

مفاتيح المؤشرة :
و هو عبارة عن إشارة ضوئية تبين موقع الحرف أو الإشارة أو الرقم الذي سيظهر على الشاشة الضوئية بعد الرف السابق و بعبارة أخرى هو علامة ضوئية هنا حركة عمودية أو أفقية عبر الشاشة التليفزيونية ، وفقا للحاجة باستخدام المفاتيح الخاصة بذلك .

- مفاتيح التشغيل:

و هي مفاتيح تستخدم لإعطاء الجهاز الأوامر و التعليمات المطلوبة ، ليقوم إلكترونيا بعمليات و خصائص مختلفة مثل تنسيق النصوص و مراجعتها و تحديد مواقع أجزائها ..... إلى غير ذلك من العمليات الإلكترونية و الإجراءات الأخرى.
- مفاتيح النهاية :

و هي مفاتيح تستخدم ليطلب من الأمينة إنهاء عملية معينة أخرى ، ففي بعض الآلات المعالجة يستخدم مفاتيح التنفيذ لكي يطلب من الأمينة القيام بسلسلة من العمليات المحددة و أما مفاتيح الإلغاء فيستخدم لحذف عملية ما أو سلسلة من العمليات .

شاشة العرضالتلفزيونية :
و هي شاشة عرض ضوئية تشبه التلفزيون العادي ، و يطلق عليها عادة أنبوب أشعة الكاثود " CRT " كما يطلق عليها شاشة عرض الجهاز الطرفي " VDT " و تأتي شاشات العرض بألوان و أشكال و أحجام مختلفة ، أما سعة الشاشة لاستيعاب فتتراوح بين بضعة أسطر قليلة و صفحة كاملة أو أكثر ، إذ أن ذلك يعتمد على النظام المستخدم نفسه وما يتوفر به من إمكانيات و خصائص .



إجراءات السكرتارية إدارة المكاتب / ص 58 – 59

أما البيانات و المعلومات التي تستطيع الشاشة عرضها فهي معلومات و بيانات تظهر بنفس الشكل الذي أدخلت فيه ، في السابق حيث تم تخزينها ثم تسترجع على الشاشة لغرض المراجعة و إجراء التعديلات اللازمة .

وحدة المعالجة المركزية:

تتضمن وحدة المعالجة المركزية العمليات المنطقية التي تتحكم في عمل النظام كله، فالمعلومات و البيانات التيتم إدخالها تخزن في الدوائر الإلكترونية للذاكرة الموجودة في هذه الوحدة من خلال أوامر و تعليمات المشغل يتم ترحيل أو نقل تلك المعلومات من الذاكرة إلى وسائط تخزينية كالأقرصة و الأنشطة المغنطيسية أو إلى أنظمة أخرى عبر الأجهزة الطرفية .

المطلب الثاني : الطابعة

و تشتبه في شكلها الآلة الكاتبة العادية و لكن بدون لوحة مفاتيح و تستخدم هذه الآلة في طباعة و إنتاج نسخ ورقية عديدة من المادة المطبوعة ، و لا تظهر كلها كأصول ، و ليست كصور ، و يمكن للطابعة المرتبطة بنظام معالجة الكلمات أن تطبع مئات الصفحات في اليوم الواحد بسرعة 40 حرف في الثانية الواحدة و لهذا تعتبر بلا شك أكثر فعالية من أنظمة الطبع و النسخ بواسطة الآلات .


و بعض الطابعات في أنظمة المعالجة تكون ثنائية الاتجاه بمعنى أنها تطبع بطرق كاملة من اليسار إلى اليمين في الذهاب و الإياب ، وسطرا ثانيا من اليمين إلى اليسار في العودة ، وعلى الرغم من أن بعض الطابعات أسرع من الأخر فإنها لا تتساوى في الجودة .

تطبع الحروف على الورق بطرق مختلفة ، فبعض الطابعات تقوم بذلك بطريقة النقط و البعض يقوم بها بطريقة القرص الدائري ، ففي نظام طريقة النقط تستخدم آلة الدبابيس الكهربائية تقوم بتخزين الحروف على شريط الآلة " النقط " و بذلك تظهر الحرف على الورقة بنفس الشكل الذي وضعت به على الشريط ، أما في


إجراءات السكرتارية إدارة المكاتب / ص 58 – 59
أصول علم السكرتارية ص 51

النظام الثاني فتتم الطباعة باستخدام القرص الدائري ذي أنزع عديدة يمثل كل ذراع منها حرفا مستقلا و يدور القرص حول نفسه حركة دائرية أثناء الطباعة .

المطلب الثالث : الأنترنات Internet

تعد الأنترنات مجموعة من شبكات الاتصالات الخاصة بأجهزة الكمبيوتر التي تتصل يبعضها البعض عن طريق خطوط الهاتف غالبا تساعد أنترنت الشركات و المؤسسات و الأفراد و المدارس و الحكومات على تبادل المعلومات عبر العالم .

يتضمن الأنترنات word Wide Web التي تمكنك من مشاهدة الوثائق ذات الصور و النصوص غنية التنسيق ترتبط بصفحات ويب " Web " أخرى فلذلك من السهل استعراض كمية من المعلومات كبيرة عن طريق النقر بواسطة الماوس .

المبحث الرابع : الرسالة التجارية:

كما سبق و ذكرنا عمل الأمينة متنوع و متشعب بحيث يمكن أن يشمل القيام بكافة الأعمال المكتبية ، و من أبرز هذه الأعمال المراسلات التجارية .
و نظرا لحجم المعاملات التجارية و الصناعية في الوقت الحاضر و اتساع نطاقها داخليا و خارجيا أصبح للرسالة التجارية أهمية كبرى من حيث كونها أفضل وسائل الاتصال السهلة فيما بين المؤسسات .

أهمية الرسالة التجارية:

لرسالة التجارية أهمية كبرى لما تتمتع به من صفات و مميزات عديدة نجملها فيما يلي :

كونها وسيلة لإتمام جميع العمليات التجارية من بيع و شراء و غيره .
تسهل عملية الاتصال مع كافة أرجاء المعمورة .
الرسالة التجارية نموذج للدقة و الأمانة لما تحتويه من معلومات تحدد بدقة متناهية الأمور المتعلقة بالصفة التجارية من بيع و شراء و غيره


أصول علم السكرتارية ص 33

الرسالة التجارية وسيلة إعلان ناجحة للتاجر و المؤسسة نظرا لما تركته في نفس المرسل إليه وقع حسن ، إذ أن شكل الرسالة التجارية و أسلوبها يعكسان صورة واقعية عن وضع الشركات المرسلة .
الرسالة التجارية مستند قانوني في يد حاملها يمكنه اللجوء إليها و الاحتجاج بها في حالة حدوث أية منازعات قضائية تتعلق بالصفقة موضوع الرسالة .

أهم محتويات الرسالة التجارية:

المحتويات الثابتة :

اسم المؤسسة أو الشركة .
نوع التجارة مع بيان أهم تخصصها إن وجدت .
العنوان، اسم البلد ، الشارع ، البناية .
رقم الهاتف ، و صندوق البريد و رقم الفاكس .
رقم السجل التجاري .
التاريخ و الإشارة .

المحتويات الغير ثابتة:

و هي تتعلق ببيانات المرسل إليه و موضوع الرسالة تشمل :
- اسم و عنوان المرسل إليه .
- رقم الرسالة و الذي يوضع عند الرسالة حيث تصدرها
- التحية الافتتاحية .
- موضوع الرسالة .
- التحية الختامية .
- التوقيع .
- الختم .
- المرفقات .



أصول علم السكرتارية ص 37 - 38

أنواع الرسالة التجارية:

الرسائل التجارية تتعد أنواعها بقدر تعدد أنشطة المؤسسات و هي ليست مقتصرة على الرسائل المتعلقة بالصفقات التجارية و إنما تشمل كافة المراسلات التي يتم تدولها داخل المؤسسة تزداد و تتنوع كلما ازددت و تنوعت نشاطات المؤسسة و نذكر منها مايلي :

رسائل البيع و الشراء:

هي أهم أنواع الرسائل التجارية إذ هي تلك الرسائل المتدولة فيما بين التجار و المؤسسات من أجل إتمام صفقة تجارية فهي ركيزة من الركائز الأساسية التي يترتب عليها الوصول بالمؤسسة إلى مراتب النجاح و بالمقابل قد يكون الفشل نصيب المؤسسة التي لا تعطي رسائل البيع و الشراء نصيبها الكافي من الاهتمام و التركيز .

و الصفقة التجارية قد تتم بموجب رسالة واحدة و قد لا تتم إلا بعد تبادل الرسائل بخصوصها و بمعنى أخر يكون كلمن البائع و المشتري قد استوفى كافة استفساراته و اقتنع بما سيعود عليه من فائدة بعد إتمام الصفقة موضوع الرسالة .

رسائل طلبات التوضيح:

و تشمل كافة الرسائل المتعلقة بطلبات التوظيف و الرسائل المتبادلة فيما بين الموظفين و رؤسائهم و المتعلقة بأوضاعهم الوظيفية و طلبات التعين و طلبات الانجازات الدورية ، الطارئة و المرضية ، طلبات النقل ، الاستقالة ، أو زيادة الرواتب ...... إلخ

رسائل الشكوى أو الإعتذار:

هذا النوع من الرسائل يتم اللجوء إليه في حالة وجود خطأ أو مخالفة لأنها من بنود الاتفاق الذي وقع منه الخطأ يبعث برسالة اعتذار للطرف الأخر يبين له نوع الخطأ الحاصل و يعتذر له عن وقوع هذا الخطأ موضح الأسباب . و كذلك الحال

أصول علم السكرتارية ص 41 -42 – 43

من جانب المرسل إليه في حالة وقوع مخالفة من الطرف الأخر لأي من بنود الاتفاق فيبعث له برسالة شكوى موضحا له نوع التقصير أو المخالفة الحاصلة طالبا تصحيح الخطأ و إبراز الحالات التي يتم عندها اللجوء لرسائل الشكوى و الإعتدار هي :
التأخير عن الموعد المحدد في تسليم البضاعة .
وجود خطأ في الفاتورة أو المرفقات
اختلاف مواصفات البضاعة عما متفق عليه .
وصول البضاعة أو الجزء منها في حالة تلف أو نقصان .
عدم الالتزام بالدفع في الموعد المحدد

رسائل التعزيز:

تكتب هذه الرسائل عادة إذا تم الاتفاق بشأنه تلفونيا أو بواسطة برقية سابقة و هذا النوع من الرسائل يكون أكثر إيضاحا و تحديدا لما سبقه فالمعروف عن البرقية مثلا الاختصار و الشمول فالرسالة التعزيزية توضح تفاصيل الصفقة موضوع البرقية أو الهاتف .

رسائل تسديد الحسابات:

و هي الرسائل التي يتم إرسالها في حالة حصول تأخير بتسديد قيمة الصفقة ، عن الموعد المحدد لتأكيد المرسل إليه بحلول موعد السداد و الطلب منه بضرورة الاسراع بتحديد القيمة .

الرسائل الدورية:

هذا النوع من الرسائل متعدد الأغراض فقد تقوم به المؤسسة باللجوء إليه فيحالة وجود سلعة معينة قد وصلتها و تريد إعلام عدد أكبر من الزبائن بوصولها ، أو في حالة وجود أمر ما يهمه إبلاغه لقطاع واسع من الزبائن أو المستهلكين ، و هذا الموع من الرسائل يكتب بصيغة واحدة للجميع بدون تحديد اسم الشخص الموجه إليه .



أصول علم السكرتارية

المطلب الثاني : ظروف الرسائل

بعد أن اعطينا الرسائل التجارية حقها من الشرح و التفصيل و بينا أهميتها لابد من أن نتعرف على المظاريف و المغلفات التي تحفظ بها هذه الرسائل قبل إرسالها للعملاء .

فالحفاظ على سرية ما جاء في الرسالة و تلفيا لضياع الرسالة أو أي من المستندات المرفقة بها يجب حفظها داخل مغلف يتناسب و حجمها .

أنواع المظاريف أو المغلفات :

المظاريف العادية :

و هي تلك المظاريف الشائعة الاستعمال في المراسلات العادية و التجارية و التي تحفظ بها الرسائل حفاظا على سرية ما ورد بها و لضمان عدم تعرضها للضياع أو للتلف ، أما اسم المرسل و عنوانه جرت العادة بكتابته على الطرف الأيسر من الرسالة أو في أسفل بحيث يكون هناك خط فاصل ما بينه و بين اسم وعنوان المرسل إليه .

نموذج من المظروف :










ملاحظة :
إن حجم هذا النوع من المظاريف يمكن أن يزداد حسب حجم الرسالة

أصول علم السكرتارية ص 43 – 47

المظاريف ذات الفتحات الشفافة:

و هذا النوع من المظاريف يكتفي بكاتبة اسم المرسل على الظرف الأيسر من الرسالة و عند تصميم هذا المظروف يراعي بأن يكون وسط الرسالة مغطى فقط بطبقة من الورق الشفاف الملصق به عند التصميم بإحكام .

و عند وضع الرسالة بداخله تطوى بطريقة خاصة بحيث يظهر اسم و عنوان المرسل إليه المدونان على الرسالة الداخلية من الطبقة الشفافة الموجودة في المظروف ، و هذا النوع من المغلفات يكثر استعماله في المؤسسات التي تستعمل الطرق الآلية في تجهيز رسائلها مثل البنوك و المؤسسات المالية و الشركات البرق و اللاسلكي .

و لهذا النوع من المظاريف عدة فوائد منها :
بواسطته يمكن الاستغناء عن كتابة اسم و عنوان المرسل إليه عن المغلف إذ يكتفي بما هو مدون على الرسالة .
بواسطته يمكن ضمان تلافي وضع الرسالة في غير مغلفها الصحيح .
بواسطته يمكن توفير الوقت و الجهد .

البطاقة البريدية: و هي بطاقة تجمع ما بين الرسالة التجارية و المغلف فينفس الوقت إذ تستعملها الشركات و المؤسسات في الرسائل القصيرة التي لا يوجد معها أية مرفقات و العديمة السرية حيث لا يترتب على اطلاع الغير عليها أي ضرر للمرسل إليه ، تكثر المؤسسات من استعمالها لما لها من مميزات أنها توفر الجهد و الوقت من حيث كتابتها و سرعة إرسالها إضافة إلى أنها توفر المال حيث أن أجورها البريدية أكثر تكلفة من أجور الرسائل العادية أو التجارية ، و يكثر استعمالها في المجالات التالية :

حالة تذكير العميل بقرب تاريخ استحقاق دين في ذمته .
حالة إشعار العميل بموعد مرور مندوب الشركة عليه من أجل إطلاعه على عينات من بضائع جديدة .
حالة تذكير العميل بضرورة الاستعجال بإرسال بضاعة مطلوبة سابقا
حالة إشعار العميل بوصول بضاعة مرسلة من قبله .
حالة تبادل بطاقات التهاني في المناسبات و الأعياد .

أصول علم السكرتارية ص 48

نموذج بطاقة بريدية :
































أصول علم السكرتارية ص 49 - 50


المطلب الثالث
: الرسائل البرقية
:

إذا كانت الرسالة التجارية من أفضل وسائل الاتصال السهلة فيما بين التجار و المؤسسات فإن البرقية من أسرع وسائل الاتصال السهلة ، و إذا كان نص الرسالة يبين موضوع الرسالة أيضا و لكن بأسلوب " ما قل و دل " فالتاجر وغيره يحتاجون إلى إرسال البرقيات في الأوقات الضيقة مستغلين عامل السرعة الذي هو من أهم ما يميز البرقية عن الرسالة ، و عليه فإن أهم الشروط الواجب توفرها في البرقية الاختصار و الوضوح الاختصار لأن المرسل يدفع أجرة البرقية محسوبة على عدد كلماتها ، مع ملاحظة تجنب أن تكون البرقية سهلة ، واضحة خالية من أي غموض مع ملاحظة تجنب أ، يكون قد تم الاختصار في البرقية على حساب وضوحها بمعنى أن تكون مختصرة شاملة خالية من التكرار بليغة الألفاظ .

محتويات البرقية:

لو أمعنا النظر في نماذج البرقيات المستعملة في مختلف البلدان نجد أنه رغم وجود بعض الفوارق في طريقة تصميم تلك النماذج إلا أنها متحدة في احتوائها على المعلومات الجوهرية الواجب بيانها في البرقية .

فنجد أن هذه البيانات يمكن إجمالها في نوعين الأول البيانات الثابتة و الثاني المتغيرة ، فالثابتة تشمل البيانات المتعلقة باسم المؤسسة المخصصة للاتصالات

البرقية و اللاسلكية و خانة اسم المرسل و عنوانه و وقت إرسال البرقية و عدد كلماته و أحيانا أجرة الكلمة الواحدة و كذلك يذكر في أسفل البرقية بجزء خاص اسم المرسل كاملا و عنوانه موضحا صندوق البريد و رقم الهاتف و غيره ، أما البيانات المتغيرة و هي تلك المتعلقة بموضوع البرقية و اسم مرسلها و توقيعه للدلالة على مسؤولية عن صحة جميع المعلومات الواردة في نص البرقية و أنه يتحمل كافة تبعاتها القانونية تجاه المؤسسة و تجاه الغير




أصول علم السكرتارية ص 53
صورة من نموذج البرقيات:
























أنواع البرقيات
:

البرقية العادية
:

و هي تلك البرقيات التي ترسل بالصورة الاعتيادية و تصل في الوقت المعتاد من هذا النوع من البرقيات



أصول علم السكرتارية ص 57

البرقيات المستعجلة:

و هي ذلك النوع من البرقيات التي تحمل صفة الاستعجال و تصل في وقت أقل من الوقت الذي يستغرقه وصول البرقيات العادية و تكون أجور إرسالها أكثر من أجور البرقيات العادية .

برقيات المناسبات:

و هي ذلك النوع من البرقيات التي اعتاد الناس على تبادلها في المناسبات مثل برقيات التهنئة بالعيد و ما إلى ذلك

ساعد في نشر والارتقاء بنا عبر مشاركة رأيك في الفيس بوك

رد مع اقتباس
إضافة رد

الكلمات الدلالية (Tags)
content

أدوات الموضوع
انواع عرض الموضوع

تعليمات المشاركة
لا تستطيع إضافة مواضيع جديدة
لا تستطيع الرد على المواضيع
لا تستطيع إرفاق ملفات
لا تستطيع تعديل مشاركاتك

BB code is متاحة
كود [IMG] متاحة
كود HTML معطلة

الانتقال السريع

Facebook Comments by: ABDU_GO - شركة الإبداع الرقمية
كافة الحقوق محفوظة لـ منتدى المراجع المصرى/المحاسب القانونى محمد صفوت